Justizverwaltungsvorschriften

1
Betrieb

In der Justizvollzugsanstalt Dortmund ist ein zentraler

Buchungs- und Kostenrechnungs-Service (BKS) für den Bereich des Justizvollzugs

eingerichtet.

2
Zielsetzung

Der BKS dient der technischen Sicherstellung eines koordinierten Betriebes des Programms EPOS.NRW in der Budgeteinheit (BE) Justizvollzug. Darüber hinaus steht der BKS dem Justizministerium und den Justizvollzugsanstalten (= Budgetuntereinheiten) in allen technischen Fragen sowie den im Zusammenhang mit EPOS.NRW zu koordinierenden Aufgaben beratend und unterstützend zur Verfügung.

3
Aufgaben

3.1
Bereich der integrierten Verbundrechnung

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen

3.1.1  
Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle für die gesamte Budgeteinheit vorgenommen werden müssen,

3.1.2  
alle periodisch wiederkehrenden Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle in einer Budgeteinheit vorgenommen werden müssen (z. B. Monats- und Jahresabschlüsse, ggf. Periodensteuerung, Protokollprüfung im Rahmen der Jobsteuerung),

3.1.3  
die Erstellung von buchhalterischen Handlungsanweisungen zur Integrierten Verbundrechnung,

3.1.4  
aktive Maßnahmen zur Einhaltung der zentralen Vorgaben aus dem Justizministerium/Finanzministerium (z. B. Buchungsvorschriften) sowie zur Sicherstellung der Einheitlichkeit der Buchhaltung und Kostenrechnung innerhalb der Budgeteinheit (z. B. Erstellung und Prüfung der Einhaltung von Kontierungsvorgaben),

3.1.5  
die Unterstützung des Justizministeriums bei der

- betriebswirtschaftlichen Aufklärung von haushalterischen Sachverhalten,

- Erstellung von ad hoc-Berichten,

- Erarbeitung konzeptioneller Anpassungen (z.B. Aufstellung eines Produkthaushaltes).

3.2
Bereich des Supports

Der 1st-level-Support wird durch das Beratungstelefon Informationstechnik (BIT) und den BKS abgestuft wahrgenommen. Das BIT nimmt als Kontaktstelle die Fragen auf und klärt diese soweit wie möglich eigenständig. Der BKS unterstützt das BIT bei der Lösung vor allem schwieriger und seltener Fragestellungen. Fragen, die durch den 1st-Level-Support nicht gelöst werden können, werden ausschließlich durch den BKS an den 2nd-Level-Support, dem Landesamt für Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen (LaFin NRW), weitergeleitet. BKS und BIT wirken partnerschaftlich zusammen, vor allem im Bereich des Know-How-Transfers.

3.3
Bereich der Schulungen

Der BKS führt Fach- und IT-Schulungen im Rahmen des Programms EPOS.NRW durch. Art und Umfang der Schulungen richten sich nach dem Schulungskonzept EPOS.NRW sowie nach dem Schulungskonzept des Justizvollzuges.

3.4
Bereich der Verfahrenspflegestelle und Unterstützung anderer Verfahrenspflegestellen

Der BKS ist eine Verfahrenspflegestelle für das System SAP. Er unterstützt in dieser Funktion insbesondere fachlich die anderen Verfahrenspflegestellen beim Betrieb der Schnittstellen zum SAP-System.

Er wirkt weiterhin fachlich bei der Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von ggf. erforderlichen Schnittstellen zwischen Fach- oder Vorverfahren und dem SAP-System in Abstimmung mit dem LaFin NRW mit.

3.5
Weiterentwicklung des Programms EPOS.NRW

Der BKS unterstützt und berät das Justizministerium NRW bei der Weiterentwicklung der Integrierten Verbundrechnung und des Controllings.

3.6
Unterstützung des Geschäftsbereichs

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS können insbesondere bei Monats- und Jahresabschlusstätigkeiten Bedienstete der einzelnen Rolleninhaber der Budgetuntereinheiten unterstützen, ohne dass sie die Tätigkeiten in deren Rollen primär ausüben.

Der BKS kann sich dazu verschiedener Instrumente (Workshops, Chat- oder Aufschalttechnik, Vor-Ort-Service etc.) unter Beachtung der Supportstrukturen bedienen.

Der BKS nimmt die ihm übertragenen Aufgabenbereiche eigenständig wahr. Einzelangelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der Abstimmung mit dem Justizministerium NRW.

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Organisation

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS sind der Leitung der Justizvollzugsanstalt Dortmund unmittelbar unterstellt. Diese ist Dienstvorgesetzte des in dem BKS eingesetzten Personals. Näheres regelt der Organisations- und Geschäftsverteilungsplan der Justizvollzugsanstalt Dortmund.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS führen im Schriftverkehr die Bezeichnung "Die Leiterin bzw. der Leiter der Justizvollzugsanstalt Dortmund" mit dem Zusatz "Buchungs- und Kostenrechnungs-Service EPOS.NRW".

Die Fachaufsicht über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS obliegt dem Justizministerium NRW.

Die Leitung des BKS ist einer Angehörigen bzw. einem Angehörigen des BKS zu übertragen.

Der Leitung des BKS obliegen die Planung und Organisation des Personaleinsatzes der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS. Sie ist Vorgesetzte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS. Sie hat insbesondere sicherzustellen, dass die Aufgaben nach Nr. 3 einheitlich wahrgenommen werden. In Grundsatzangelegenheiten ist das Benehmen mit dem Justizministerium NRW herzustellen.

Die in dem BKS beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ausschließlich mit Aufgaben dieser Servicestelle zu betrauen. Die Vertretung erfolgt innerhalb des BKS.

5
Personal

Das Personal des BKS wird durch die Leitung der Justizvollzugsanstalt Dortmund im Benehmen mit dem Justizministerium NRW ausgewählt.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im notwendigen Umfang für ihre Tätigkeit zu schulen und bedarfsgerecht fortzubilden.

6
Beteiligung

Der BKS beteiligt die Justizvollzugseinrichtungen bei der Bearbeitung von Grundsatz- und Einzelangelegenheiten. Die Beteiligung erfolgt schriftlich, fernmündlich

oder im Rahmen von regelmäßigen sowie anlassbezogenen Dienstbesprechungen.

Der BKS unterrichtet das Justizministerium über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Das Justizministerium ist ebenfalls zu unterrichten, wenn Leistungen aufgrund fehlender Mitwirkung nicht oder erst verspätet erbracht werden konnten.

Der BKS steht in unmittelbarem Kontakt zu dem vom Finanzministerium für den Betrieb für EPOS.NRW eingerichtetem LaFin NRW. In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung ist das Justizministerium zu beteiligen.

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In-Kraft-Treten

Diese AV tritt am 15. Dezember 2014 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt tritt die RV vom 12. Dezember 2007 (5122 - IV. 9), in der Fassung vom 2. August 2011, außer Kraft.