Justizverwaltungsvorschriften

Für die Nachzeichnung dienstlicher Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten des Ministeriums der Justiz (Fn 1) des Landes Nordrhein-Westfalen und seines Geschäftsbereichs, mit Ausnahme der Staatsanwältinnen und Staatsanwälte sowie der Professorinnen und Professoren, gemäß § 9 (Fn 1) der Verordnung über die Laufbahnen der Beamtinnen und Beamten im Land Nordrhein-Westfalen (Laufbahnverordnung – LVO) gelten folgende Grundsätze:

1. Begriffsbestimmung und Erfordernis der Nachzeichnung

1.1 Begriffsbestimmung
Bei der Nachzeichnung im Sinne des § 9 (Fn 1) LVO handelt es sich um eine fiktive Fortschreibung der dienstlichen Beurteilung, die an die letzte auf tatsächlichen Leistungen beruhende dienstliche Beurteilung anknüpft. Sinn und Zweck der Regelung ist es, den Betroffenen eine berufliche Entwicklung zu ermöglichen, wie sie ohne die Beurlaubung oder ohne die Freistellung verlaufen wäre.

Die Nachzeichnung stellt keine individuelle Prognose der Entwicklung der zu beurteilenden Kraft dar, sondern orientiert sich in der Regel (vgl. 2. Abschnitt) an der typischen Entwicklung einer Vergleichsgruppe im Beurteilungszeitraum. Daher können nach der Beurlaubung/Freistellung erbrachte Leistungen besser oder schlechter als das Ergebnis der Nachzeichnung ausfallen und entsprechend beurteilt werden.

Die Nachzeichnung setzt voraus, dass eine Beamtin oder ein Beamter aus einem der in § 9 (Fn 1) Abs. 1 Nr. 1 - 3 LVO genannten Gründe beurlaubt oder nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 LVO freigestellt ist und eine aktuelle Beurteilung nicht vorliegt.

Bei einer Freistellung für eine Tätigkeit als Gleichstellungsbeauftragte erfolgt keine Nachzeichnung, da sie diese Aufgabe als Angehörige der Verwaltung der Dienststelle wahrnimmt und als solche beurteilt wird.

1.2 Zeitpunkt der Nachzeichnung
Die Nachzeichnung erfolgt ausschließlich im Rahmen etwaiger Anlassbeurteilungen oder zum Stichtag der jeweiligen Regelbeurteilung, wie er durch die AV des JM vom 01.02.2013 (2000 - Z. 155, JMBl. NRW S. 32) – im Folgenden Beurteilungs-AV– festgelegt ist. Dies sind 

• Nummer 2.1 der Beurteilungs-AV (Regelbeurteilung)

• Nummer 3.1 der Beurteilungs-AV (Beurteilungen während der laufbahnrechtlichen Probezeit)

• Nummer 3.2.1 a) der Beurteilungs-AV (Abordnung)

• Nummer 3.2.1 b) der Beurteilungs-AV (Versetzung)

• Nummer 3.2.2 a) der Beurteilungs-AV (Bewerbung um ein Eingangs- oder Beförderungsamt)

• Nummer 3.2.2 b) der Beurteilungs-AV (Bewerbung um einen funktionsgebundenen Dienstposten oder um Zulassung zu einer nach der Laufbahnverordnung erforderlichen Qualifizierung für einen Aufstieg oder zur Einführungszeit in eine andere Laufbahn)

• Nummer 3.2.3 der Beurteilungs-AV (Beurteilung während der Probezeit gemäß § 21 (Fn 1) LBG NRW.

Dabei ist allerdings zu beachten, dass Beurlaubungen und die Bewilligung von Elternzeit grundsätzlich zu einer Unterbrechung der laufbahnrechtlichen Probezeit und der Probezeit gemäß § 21 (Fn 1) LBG NRW (vgl. § 5 (Fn 1) Abs. 6 LVO, Ausnahme: § 5 (Fn 1) Abs. 4 LVO) führen. Durch die Unterbrechung verschieben sich die für die Feststellung der Bewährung maßgeblichen Beurteilungszeitpunkte, so dass in diesen Fällen kein Beurteilungsanlass gemäß den Nummern 3.1 und 3.2.3 der Beurteilungs-AV vorliegt und die Notwendigkeit zur Nachzeichnung entfällt.

1.3 Nachzeichnung bei tatsächlich geleisteter Tätigkeit
Gemäß § 9 (Fn 1) Abs. 2 LVO ist die dienstliche Beurteilung bei teilweise beurlaubten oder freigestellten oder in Elternzeit teilzeitbeschäftigten Beamtinnen und Beamten nachzuzeichnen, wenn die tatsächlich geleistete Tätigkeit im Durchschnitt des gesamten Beurteilungszeitraumes weniger als 20 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit beträgt. Der Anwendungsbereich dieser Vorschrift erstreckt sich dabei auf 

1. Teilzeitbeschäftigungen während einer Beurlaubung oder einer Elternzeit sowie Teilfreistellungen gemäß § 9 (Fn 1) Abs. 1 Nr. 1 - 4 LVO sowie

2. vollständige Beurlaubungen oder Freistellungen während eines Teils des Beurteilungszeitraumes oder

3. Kombinationen aus den Fällen a) und b).

Grundlage für die Berechnung ist die Länge des Beurteilungszeitraumes und die individuell zu erbringende wöchentliche Arbeitszeit. Die Nachzeichnung der Leistungsentwicklung ist bei einem Regelbeurteilungszeitraum von drei Jahren demgemäß nur dann erforderlich, wenn die tatsächliche (ggf. auch in Teilzeit verrichtete) Tätigkeit in diesem Zeitraum unterhalb von 7,2 Monaten Vollzeittätigkeit liegt. Die tatsächlich geleistete Tätigkeit ist allerdings bei der Nachzeichnung zu berücksichtigen, § 9 (Fn 1) Abs. 2 S. 2 LVO.

Beträgt die dienstliche Tätigkeit im Durchschnitt des Beurteilungszeitraumes 20 Prozent und mehr, erfolgt keine Nachzeichnung, sondern eine Beurteilung der tatsächlich erbrachten Leistungen.

1.4 Grenzen der Nachzeichnung
Die Nachzeichnung der Beurteilung ist in der Regel auf zwei Regelbeurteilungszeiträume zu beschränken, § 9 (Fn 1) Abs. 3 LVO. Bei Vorliegen aussagekräftiger Erkenntnisquellen kann diese Zeitspanne jedoch überschritten werden.

2. Durchführung der Nachzeichnung

2.1 Bildung der Vergleichsgruppe
Die Nachzeichnung orientiert sich in der Regel an der typischen Entwicklung einer Vergleichsgruppe im Beurteilungszeitraum. Die Auswahl des Personenkreises, der vergleichend herangezogen wird, steht im pflichtgemäßen Ermessen des Dienstherrn. Die Vergleichsgruppe muss naturgemäß groß genug sein, um die Ermittlung einer typischen Entwicklung zu ermöglichen. Hiervon ist regelmäßig auszugehen, wenn ihr mindestens vier Personen angehören.

Die Nachzeichnung ist als fiktive Fortschreibung der realen Entwicklung der zu beurteilenden Kraft in der Regel an deren letzte auf tatsächlichen Leistungen beruhende Beurteilung anzuknüpfen. Die Vergleichsgruppe setzt sich daher grundsätzlich aus Beamtinnen und Beamten zusammen, die

• bei der letzten auf tatsächlichen Leistungen beruhenden Beurteilung der oder des im Wege der Nachzeichnung zu Beurteilenden mit derselben Gesamtnote beurteilt waren,

• zu diesem Zeitpunkt derselben Besoldungsgruppe angehörten und

• deren Leistungsentwicklung aus vorliegenden oder zeitnah zu erstellenden Beurteilungen bekannt ist.

Kann für den Zeitpunkt der letzten auf tatsächlichen Leistungen beruhenden Beurteilung eine Vergleichsgruppe nicht gebildet werden – etwa weil es sich um eine Anlassbeurteilung handelt –, ist auf den Zeitpunkt der letzten Regelbeurteilung abzustellen, an der die zu beurteilende Kraft teilgenommen hat.

Die vorstehend beschriebene Bildung der Vergleichsgruppe erfolgt grundsätzlich auf der Ebene der oder des unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Ist die Bildung einer Vergleichsgruppe auf dieser Ebene nicht möglich, wird die Vergleichsgruppe auf der Ebene der oder des (nächst-)höheren – für die Überbeurteilungen zuständigen –Vorgesetzten, erforderlichenfalls auf der Ebene der Mittelbehörde gebildet.

2.2 Ermittlung der typischen Entwicklung der Vergleichsgruppenmitglieder
Die Nachzeichnung erfolgt unter Berücksichtigung des bei der letzten dienstlichen Bewertung angelegten Maßstabs und der durchschnittlichen Entwicklung vergleichbarer Beamtinnen und Beamter. Hierunter ist nicht die Entwicklung im Sinne einer mathematischen Betrachtungsweise der konkreten Vergleichsgruppe zu verstehen. Atypische Verläufe bei einzelnen Vergleichsgruppenmitgliedern (z.B. besondere Notensprünge) können außer Betracht bleiben. Vielmehr ist in diesem Zusammenhang die Entwicklung maßgeblich, die Beamtinnen und Beamte im Sinne eines „regelmäßigen Karriereverlaufs“ in ihrer Vergleichsgruppe typischerweise nehmen. Wenn sich auf der Grundlage der Entwicklung der Vergleichsgruppe keine konkreten Noten bzw. Ausprägungsgrade als Ergebnis der typischen Entwicklung feststellen lassen, diese aber zumindest eine Tendenz aufweisen (z.B. mindestens Anstieg der Gesamtnote um einen Punktwert), kann dies als typische Mindestentwicklung berücksichtigt werden. Haben sich die Beurteilungsmaßstäbe maßgeblich geändert oder liegen einer Beförderungsentscheidung unterschiedliche Beurteilungsmaßstäbe zu Grunde, ist dies ebenfalls zu berücksichtigen.

Weitere Erkenntnisquellen dürfen bei der Nachzeichnung nicht von vornherein ausgeschlossen werden. So können etwa Beurteilungen oder Arbeitszeugnisse für hauptberufliche Tätigkeiten während einer Beurlaubung im Sinne des § 9 (Fn 1) Abs. 1 Nr. 1, 2 LVO in die Fortschreibung der Entwicklung einfließen, § 9 (Fn 1) Abs. 3 S. 2 LVO.

2.3 Typisierung der Leistungsentwicklung aufgrund bestehender Verwaltungspraxis
Eine Nachzeichnung kann auch erfolgen, wenn die Voraussetzungen für die Bildung einer Vergleichsgruppe und die Feststellung ihrer typischen Leistungsentwicklung nicht vorliegen, die durchschnittliche Entwicklung vergleichbarer Beamtinnen und Beamter aber aufgrund einer bestehenden und gefestigten Verwaltungspraxis zuverlässig festgestellt werden kann.

2.4 Nachzeichnung bei tatsächlich geleisteter Tätigkeit
§ 9 (Fn 1) Abs. 2 S. 1 LVO sieht eine Nachzeichnung auch in Fällen der teilweisen Beurlaubung oder Freistellung vor (siehe auch 1.3). Die tatsächlich geleistete Tätigkeit stellt in diesen Fällen wegen ihres geringen Umfangs allein keine hinreichende Grundlage für eine zutreffende Beurteilung dar. Sie ist allerdings bei der Fortschreibung zu berücksichtigen (§ 9 (Fn 1) Abs. 2 S. 2 LVO).

Die Nachzeichnung der Beurteilung soll im Anwendungsbereich des § 9 (Fn 1) Abs. 2 LVO im Sinne einer Gesamtbetrachtung sowohl auf das Ergebnis einer fiktiven Entwicklung als auch auf das Ergebnis der Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit gestützt werden. Hierzu ist das Ergebnis der Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit anhand einer fiktiven (vollständigen) Nachzeichnung der Entwicklung dahingehend zu messen, ob die Gesamtnote ohne die weitgehende Beurlaubung besser ausgefallen wäre.

Für diese Überprüfung ist zunächst die tatsächlich geleistete Tätigkeit vollständig zu beurteilen und mit einer Gesamtnote zu versehen. Unter Außerachtlassung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit erfolgt nun eine Nachzeichnung der fiktiven Entwicklung. Im Anschluss werden beide Ergebnisse zusammengeführt. Fällt das Ergebnis der Nachzeichnung günstiger aus als die Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit, so spricht einiges dafür, dass die Gründe für die schwächere Beurteilung der tatsächlich erbrachten Leistungen gerade in der Beurlaubung oder der geringfügigen Teilzeitbeschäftigung liegen. Daher werden in einem solchen Fall – dem Grundgedanken von § 9 (Fn 1) Abs. 2 LVO folgend – die Leistungen und die Befähigung der zu beurteilenden Kraft auf der Grundlage der Nachzeichnung sowie unter Berücksichtigung der tatsächlich erbrachten Leistungen regelmäßig entsprechend dem Ergebnis der Nachzeichnung zu beurteilen sein. Fällt das Ergebnis der Nachzeichnung gleich oder schlechter aus, wird es regelmäßig beim Ergebnis der Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit verbleiben, da grundsätzlich nicht damit zu rechnen ist, dass eine Beurlaubung oder Teilzeitbeschäftigung die Leistungsentwicklung in besonderem Maße fördert.

Ist eine Nachzeichnung nicht möglich, kann auf eine Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit nicht verzichtet werden. Die Gesamtnote der Beurteilung ist dann auf das Ergebnis der Beurteilung der tatsächlich geleisteten Tätigkeit zu stützen und in der Begründung mit dem einschränkenden Hinweis zu versehen, dass die grundsätzlich angezeigte Nachzeichnung aus tatsächlichen Gründen nicht erfolgen konnte. Insbesondere wenn die während einer Teilzeitbeschäftigung erbrachten Leistungen auf den ersten Blick schwächer erscheinen als die früher mit einem größeren Arbeitskraftanteil erbrachten, sollte kritisch geprüft werden, ob der aktuell angelegte Maßstab den Anforderungen des § 13 Abs. 4 S. 2 LGG standhält.

3. Praktische Umsetzung

3.1 Dokumentation der Nachzeichnung
Die tatsächlichen Grundlagen der Nachzeichnung sind schriftlich zu dokumentieren, insbesondere 

• die Auswahlkriterien zur Bildung der Vergleichsgruppe,

• die Mitglieder der Vergleichsgruppe,

• die Gesamtnote der Vergleichsgruppenmitglieder zu Beginn des nachzuzeichnenden Zeitraumes,

• die Gesamtnote der Vergleichsgruppenmitglieder am Ende des nachzuzeichnenden Zeitraumes,

• konkretisierende Angaben, wenn atypische Verläufe der Leistungsentwicklung bei einzelnen Vergleichsgruppenmitgliedern außer Acht gelassen wurden,

• die Gründe, wenn die Bildung der Vergleichsgruppe nicht für den Zeitpunkt der letzten auf tatsächlichen Leistungen beruhenden Beurteilung erfolgt, sondern auf den Zeitpunkt der letzten Regelbeurteilung abgestellt wurde; gleiches gilt für die zugrunde gelegte Verwaltungspraxis in Fällen der Nummer 2.3 sowie für die tatsächlichen Gründe eines Verzichts auf die Nachzeichnung.

Die Dokumentation der Nachzeichnung ist in einem gesonderten Vermerk vorzunehmen. Sie ist als Teil der Beurteilungsgrundlage im Sinne von Nummer 6.1 letzter Satz der Beurteilungs-AV auf Wunsch der zu beurteilenden Kraft offenzulegen. Die Dokumentation darf von der oder dem für die Nachzeichnung Zuständigen nur bis zur Aufnahme der Beurteilung sowie einer etwaigen Gegenäußerung in der Personalakte aufbewahrt werden (Nummer 6.3 der Beurteilungs-AV). Eine Anonymisierung oder Vernichtung darf erst erfolgen, wenn mit einer gerichtlichen Nachprüfung nicht mehr zu rechnen ist.

3.2 Darstellung in der Beurteilung
Für die Nachzeichnung der Beurteilung sind die in der Beurteilungs-AV für den Beurteilungsanlass vorgesehenen Formblätter zu verwenden. Im Falle einer vollständigen Beurlaubung oder Freistellung im Beurteilungszeitraum ist in der Aufgabenbeschreibung die letzte tatsächlich ausgeübte Tätigkeit aufzuführen. Angaben zu den einzelnen Leistungs- und Befähigungsmerkmalen entfallen. Bei tatsächlich geleisteter Tätigkeit (Nummer 2.4) ist in der Regel eine Bewertung der einzelnen Leistungs- und Befähigungsmerkmale vorzunehmen.

Die Gesamtnote weist das Ergebnis der Nachzeichnung aus und ist – ggf. unter Bezugnahme auf den die Nachzeichnung dokumentierenden Vermerk – zu begründen. Im Falle der teilweisen Leistungserbringung sind die Bewertung der tatsächlichen Tätigkeit und die Nachzeichnung in einer Gesamtnote zusammenzuführen und die Gewichtung zu begründen (Nummer 2.4). Die Feststellung der Beförderungseignung bzw. Verwendungseignung erfolgt nach Maßgabe von Nummer 4.7 der Beurteilungs-AV.

4. Zuständigkeit

Die Nachzeichnung obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten im Sinne des § 1 Abs. 1 S. 1 der Beamten- und Disziplinarzuständigkeitsverordnung JM (SGV. NRW 2030). Ist die Bildung einer Vergleichsgruppe oder die Feststellung einer typischen Entwicklung auf der Ebene der oder des unmittelbaren Dienstvorgesetzten nicht möglich, erfolgt die Nachzeichnung durch die jeweils höheren Dienstvorgesetzten und folgt damit der Vergleichsgruppenbildung (Nummer 2.1). Im Bereich des Justizvollzugs erfolgt in diesem Fall eine Nachzeichnung aufgrund bestehender Verwaltungspraxis (Typisierung der Leistungsentwicklung, Nummer 2.3). Eine Nachzeichnung auf der Ebene des Ministeriums der Justiz (Fn 1) findet nicht statt.

Eine Nachzeichnung aufgrund bestehender Verwaltungspraxis (Typisierung der Leistungsentwicklung, Nummer 2.3) ist durch die Mittelbehörden vorzunehmen. Durch das Ministerium der Justiz (Fn 1) erfolgt die Nachzeichnung aufgrund bestehender Verwaltungspraxis nur in den Fällen, in denen es als unmittelbarer Dienstvorgesetzter tätig wird.

5. In-Kraft-Treten

Die Rundverfügung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch RV d. JM vom 1. September 2017. Die Änderung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.