Justizverwaltungsvorschriften

 

Aufgrund des §§ 34, 38 Bundesmeldegesetz (BMG) vom 3. Mai 2013 (BGBl. I S. 1084) in der Fassung des Gesetzes vom 11.10.2016 (BGBl. I S. 2218), des §  7 Meldegesetz Nordrhein-Westfalen (MG NRW) vom 16. September 1997 (GV. NRW. S. 332, ber. S. 386), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 8. September 2015 (GV. NRW. S. 666) in Verbindung mit §§ 11, 12 und 17 der Verordnung über die Zulassung der Datenübermittlung von Meldebehörden an andere Behörden oder sonstige öffentliche Stellen des Landes Nordrhein-Westfalen (Meldedatenübermittlungsverordnung - MeldDÜV NRW) vom 20. Oktober 2015 (GV. NRW. S. 707) sind Gerichte und Behörden berechtigt, Meldedaten im automatisierten Abrufverfahren von den Melderegistern abzurufen. Hiernach gilt Folgendes:

 

1

Nutzung des Meldeportals für Behörden

Zur Erfüllung ihrer Aufgaben sind Gerichte und Behörden berechtigt, auf elektronischem oder schriftlichem Wege Auskünfte aus den Melderegistern einzuholen (§ 38 Absatz 2 Satz 1 BMG, §§ 12, 17 MeldDÜV NRW). Grundsätzlich sind sie gehalten, das Meldeportal für Behörden zum automatisierten Abruf von Meldedaten zu nutzen. Schriftliche Anfragen an die Meldebehörden sind nur in begründeten Einzelfällen zulässig (siehe  Nummer 3).

 

2

Automatisierter Abruf von Meldedaten (§ 38 BMG, § 7 MG NRW in Verbindung mit §§ 11, 12, 17 MeldDÜV NRW)

Für den automatisierten Abruf von Meldedaten gilt Folgendes:

 

2.1

Umfang des Datenabrufes

 

2.1.1

Einfache Behördenauskunft

Soweit die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, sind Gerichte und Behörden berechtigt, folgende Daten aus den Melderegistern im automatisierten Verfahren abzurufen (§ 38 Absatz 1 BMG, §§ 12 Absatz 1, 17 MeldDÜV NRW):  

a.    Familiennamen,

b.    frühere Namen,

c.    Vornamen unter Kennzeichnung des gebräuchlichen Vornamens,

d.    Geschlecht

e.    Doktorgrad,

f.     Ordensname, Künstlername,

g.    Geburtsdatum und -ort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat,

h.    derzeitige Anschriften oder Wegzugsanschrift, gekennzeichnet nach Haupt- und Nebenwohnung,

i.     Tag des Ein- und Auszugs,

j.     frühere Anschriften,

k.    Sterbedatum und -ort,

l.     bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG. 

  
2.1.2

Erweiterte Behördenauskunft
Darüber hinaus sind Staatsanwaltschaften, Amtsanwaltschaften, Gerichte, soweit sie Aufgaben der Strafverfolgung, der Strafvollstreckung oder des Strafvollzugs wahrnehmen, und Justizvollzugsbehörden (Behördenkreis nach § 34 Absatz 4 Satz 1 BMG) berechtigt, folgende weitere Daten aus den Melderegistern im automatisierten Verfahren abzurufen (§ 38 Absatz 3 BMG, § 12 Absatz 2 MeldDÜV NRW):

 

a.         Daten zum gesetzlichen Vertreter (Familienname, Vorname, Doktorgrad,

            Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht),

b.         derzeitige Staatsangehörigkeiten,

c.         Religionszugehörigkeit,

d.         Umzugsdaten,

e.         Familienstand,

f.          Ehegatte (Familienname, Vorname, Doktorgrad, Anschrift, Geburtsdatum,

            Geschlecht),

g.         Lebenspartner (Familienname, Vorname, Doktorgrad, Anschrift, Geschlecht),

h.         Ausstellungsbehörde, -datum, Gültigkeitsdauer und Seriennummer des

            Personalausweises, des vorläufigen Personalausweises oder des Ersatz-

            Personalausweises, des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers,

i.          waffenrechtliche Erlaubnis,

j.          sprengstoffrechtliche Erlaubnis. 

 

Ein Abruf ist nur zulässig, soweit diese Daten dem Gericht bzw. der Behörde zur Erfüllung der ihm bzw. ihr durch Rechtsvorschriften übertragenen Aufgaben bekannt sein müssen. 

2.2

Erforderliche Daten für eine Auskunftsanfrage (§ 38 Absatz 4 BMG)
Für die einfache Behördenauskunft dürfen folgende Daten im Meldeportal für Behörden eingegeben werden:

1. a.         die angefragte Kommune,

   b.         Aktenzeichen,

   c.         Vorname und  Familienname, ggf. frühere Namen,

   d.         Geschlecht,

   e.         Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat

   f.          derzeitige oder eine frühere Anschrift.

    
   Für eine erweiterte Behördenauskunft können folgende Daten im Meldeportal für Behörden eingegeben werden (§ 34 Absatz 1 BMG):
    

   a.    mindestens eine Kommune,

   b.    Aktenzeichen,

   c.    Vorname und/oder  Familienname, ggf. frühere Namen,

   d.    Doktorgrad,

   e.    Ordensname, Künstlername,

   f.     derzeitige und frühere Anschriften, Haupt- und Nebenwohnung; bei Zuzug aus

          dem Ausland auch den Staat und die letzte  Anschrift im Inland, bei Wegzug in

          das Ausland auch die Zuzugsanschrift im Ausland und den Staat,

   g.    Einzugs- und Auszugsdatum, Datum des letzten Wegzugs aus einer Wohnung

          im Inland sowie Datum des letzten Zuzugs aus dem Ausland,

   h.    Geburtsdatum und -ort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat,

   i.     Geschlecht,

   j.     zum gesetzlichen Vertreter (Familienname, Vorname, Doktorgrad, Anschrift,

          Geburtsdatum, Sterbedatum, Auskunftssperren nach § 51 BMG und bedingte

          Sperrvermerke nach § 52 BMG)

   k.    derzeitige Staatsangehörigkeiten einschließlich der nach § 3 Absatz 2 Nummer 5

          BMG gespeicherten Daten (für staatsangehörigkeitsrechtliche Verfahren),

   l.     Familienstand, bei Verheirateten oder Lebenspartnern zusätzlich Datum, Ort und

          Staat der Eheschließung oder der Begründung der Lebenspartnerschaft,

   m.   Auskunftssperren nach § 51 BMG und bedingte Sperrvermerke nach § 52 BMG,

   n.    Sterbedatum und -ort sowie bei Versterben im Ausland auch den Staat.

    

   Für Familiennamen, frühere Namen und Vornamen ist eine phonetische Suche zulässig.

    
   Werden auf Grund eines Abrufs die Datensätze mehrerer Personen angezeigt, darf die abrufberechtigte Stelle diese Daten nur in dem Umfang verwenden, der zur Erfüllung der ihr durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Nicht erforderliche Daten sind unverzüglich zu löschen. 

  

2.3

Protokollierung und Aufzeichnungspflichten beim Datenabruf durch den Behördenkreis des § 34 Absatz 4 BMG

Staatsanwaltschaften, Amtsanwaltschaften, Gerichte, soweit sie Aufgaben der Strafverfolgung, der Strafvollstreckung oder des Strafvollzugs wahrnehmen, und Justizvollzugsbehörden sind verpflichtet, bei einem automatisierten Abruf von Daten einer einzelnen Person Folgendes zu protokollieren (§ 40 Absatz 3 BMG, § 11 Abs. 9 MeldDÜV NRW):

 

a)        Zeitpunkt des Abrufs,

b)        die abgerufenen Daten,

c)         das Aktenzeichen der abrufenden Behörde und

d)        die Kennung der abrufenden Person.

 

Zudem ist bei über den Datenumfang des § 34 Absatz 1 BMG hinausgehenden Datenübermittlungen Folgendes aufzuzeichnen (§ 34 Absatz 4 Satz 2 BMG):

a) die Abrufkriterien (Name und Anschrift der betroffenen Person),

b) Anlass des Abrufs.

Die Protokolldaten bzw. Aufzeichnungen sind mindestens zwölf Monate aufzubewahren und zu sichern. Sie sind spätestens zum Ende des Kalenderjahres zu löschen bzw. zu vernichten, das auf die Speicherung bzw. Aufzeichnung folgt (§§ 34 Absatz 4 Satz 3 und 40 Absatz 4 BMG). Dies gilt nicht, soweit die Daten Bestandteil von Akten oder Dateien geworden sind. 

 

Soweit die Protokollierung und Aufbewahrung papiergebunden erfolgt, ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass sämtliche Protokolle als Ausdrucke in dem oben genannten Zeitraum zur Verfügung stehen und rechtzeitig vernichtet werden.

 

Soweit die Protokollierung durch Einsatz von Informationstechnik unterstützt wird, ist das Protokoll im pdf-Format auf einem gesicherten Speicherbereich, der durch die Nutzerinnen und Nutzer des Meldeportals für Behörden nur be-schrieben, aber nicht gelöscht werden kann, zu sichern.

 

2.4

Anwendungsbetreuung

Jedes Gericht/jede Behörde ist berechtigt, bis zu drei Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter für die Betreuung des Meldeportals für Behörden dem Justizministerium gegenüber zu benennen. Sofern ein Gericht/eine Behörde beabsichtigt, weitere Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter für die Anwendungsbetreuung zu benennen, ist die Erforderlichkeit dem Justizministerium gegenüber zu begründen.

 

Aufgabe der Anwendungsbetreuung ist das Anlegen und Verwalten der Nutzerinnen und Nutzer im Meldeportal für Behörden. Wegen der weitreichenden Befugnisse soll die Anwendungsbetreuung grundsätzlich nicht durch Nutzerinnen und Nutzer des Meldeportals für Behörden durchgeführt werden.

 

Die Anwendungsbetreuung der ordentlichen Gerichtsbarkeit ist nur in Absprache mit der jeweiligen Behördenleitung berechtigt, Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit zur erweiterten Behördenauskunft einzuräumen.

 

2.5

Behörden- und Benutzerkennung

Die Nutzung des Meldeportals für Behörden setzt eine Behörden- und eine Benutzerkennung voraus. Diese sind wie folgt zu bilden:

 

2.5.1

Die Behördenkennung setzt sich aus dem Gericht/der Behörde und dem Ortsnamen in Kleinschreibung zusammen. Der Ortsname wird mit einem Bindestrich dem jeweiligen Gericht/der jeweiligen Behörde angehangen.

 

Das Kürzel der Gerichte und Behörden lautet wie folgt:

Justizministerium                            jm

 

Oberverwaltungsgericht                 ovg

Verwaltungsgericht                         vg

 

Oberlandesgericht                          olg

Landgericht                                    lg

Amtsgericht                                   ag

 

Landessozialgericht                         lsg

Sozialgericht                                  sg

 

Landesarbeitsgericht                       lag

Arbeitsgericht                              arbg

 

Finanzgericht                                  fg

 

Generalstaatsanwaltschaft              gsta

Staatsanwaltschaft                         sta

 

Fachhochschule für

Rechtspflege                                   fhr

Justizakademie NRW                         jak

 

Justizvollzugsanstalten                     jva

Jugendarrestanstalten                      jaa

Justizvollzugsschule NRW                  jvs

 

2.5.2

Die Benutzerkennung setzt sich aus dem Nachnamen und aus dem Anfangsbuchstaben des Vornamens zusammen. Der erste Buchstabe des Nachnamens und der Buchstabe des Vornamens werden großgeschrieben.

 

Sofern in einer Behörde zwei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter den gleichen Nachnamen tragen und die Vornamen mit dem gleichen Buchstaben beginnen, wird die Benutzerkennung aus dem Nachnamen und dem ersten und zweiten (ggf. dritten und vierten) Anfangsbuchstaben gebildet. Der zweite (ggf. dritte, vierte) Buchstabe des Vornamens wird kleingeschrieben.

 

Nachnamen, die aus mehreren Wörtern bestehen, die nicht mit einem Bindestrich miteinander verbunden sind, werden ohne Leerzeichen zusammengeschrieben

(Beispiel: Michaela van den Berg = VandenbergM).

 

Sofern in einem Gericht zwei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit dem gleichen Vor- und Nachnamen beschäftigt sind, wird dem ersten Buchstaben des Vornamens die Ziffer 1 bzw. 2 angefügt.

 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ambulanten Sozialen Dienstes werden unter der Behördenkennung des Landgerichtes angelegt, dem die jeweilige Dienststelle des ambulanten Sozialen Dienstes zugeordnet ist. Die Verwaltung der Nutzerinnen und Nutzer soll durch die Landgerichte sichergestellt werden.

 

2.6

Datenschutzkontrolle (§ 11 Absatz 4 MeldDÜV NRW)

Jedes Gericht/jede Behörde soll, soweit kein konkreter Anlass besteht, mindestens einmal monatlich stichprobenhaft die Nutzung des Meldeportals für Behörden anhand der Protokolle und der im Meldeportal für Behörden gespeicherten Rumpfdaten überprüfen. Die behördlichen Datenschutzbeauftragten sind über die Datenschutzkontrolle zu unterrichten.

 

3

Einholen von Meldeauskünften auf schriftlichem Wege gemäß § 1 Absatz 5 MeldDÜV NRW

 

Soweit im Einzelfall oder vorübergehend die Auskunftseinholung aus dem Melderegister im Wege des automatisierten Abrufverfahrens nicht möglich ist, dürfen die erforderlichen Meldeauskünfte schriftlich eingeholt werden.

 

Die Meldebehörde muss die gesuchte Person anhand der im Rahmen der Auskunftsanfrage mitgeteilten Daten zweifelsfrei ermitteln können.

 

Der Umfang der Melderegisterauskunft bestimmt sich nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 34 BMG).

 

Durch organisatorische Maßnahme ist sicherzustellen, dass die im schriftlichen Wege eingeholten Auskünfte mindestens zwölf Monate aufbewahrt werden. Sie sind spätestens zum Ende des Kalenderjahres zu vernichten, das auf das Jahr der Aufbewahrung folgt. Dies gilt nicht, wenn die eingeholten Daten Bestandteil von Akten oder Dateien geworden sind (§ 34 Absatz 4 Satz 4 BMG).

 

Jedes Gericht/jede Behörde ist verpflichtet, stichprobenartig die eingeholten Auskünfte auf ihre Rechtmäßigkeit hin zu überprüfen.

 

4

Ansprechpartner/Support

Der First-Level-Support wird vom Beratungstelefon Informationstechnik als alleiniger Ansprechpartner wahrgenommen.

 

5

Inkrafttreten

Diese AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft. Gleichzeitig wird die AV d. JM vom 11. März 2014 (1400 E - I. 6/13) - JMBl. NRW S. 100 - aufgehoben.