Justizverwaltungsvorschriften

Präambel

Für den Betrieb des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz sind die Verwaltungsvorschriften, Konzepte und Richtlinien des Finanzministeriums maßgebend. Bei dem Betrieb und der Weiterentwicklung von EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz ist besonders auf ein ressourcenschonendes Vorgehen und die Wahrung der richterlichen Unabhängigkeit, der sachlichen Unabhängigkeit des Rechtspflegers, des Gewaltenteilungsgrundsatzes, des Justizgewährleistungsanspruchs sowie des Legalitätsprinzips zu achten.

A.
Ministerium der Justiz

1.
Aufgaben des Ministeriums der Justiz
Das Ministerium der Justiz übernimmt die Verantwortung für den Betrieb des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz und steht im Kontakt mit der Programmleitung im Ministerium der Finanzen. Zu seinen Aufgaben gehören auch die Information und Beteiligung des Lenkungskreises und der Zentralen Steuerungsgruppe sowie die Rolle der Zentralen Kundenansprechperson im Sinne des Betriebsorganisationskonzepts EPOS.NRW.

2.
Lenkungskreis

In Fragen von strategischer Bedeutung beteiligt das Ministerium der Justiz den Lenkungskreis. Dieser wird aus den Leitungen der Mittelbehörden und der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz sowie den Vorsitzenden der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet.

3.
Zentrale Steuerungsgruppe

In wesentlichen Fragen von grundsätzlicher oder übergreifender Bedeutung beteiligt das Ministerium der Justiz die Zentrale Steuerungsgruppe. Fragen von übergreifender Bedeutung liegen insbesondere dann vor, wenn sie für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- oder Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz von Bedeutung sind. Die Zentrale Steuerungsgruppe wird aus jeweils einer Vertreterin oder einem Vertreter der Mittelbehörden, der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz und der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet.

B.
Zentrum für integriertes Rechnungswesen mit dem System EPOS.NRW

in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (ZefiR)

1.
Betrieb
Bei den Oberlandesgerichten Hamm und Düsseldorf ist ein

„Zentrum für integriertes Rechnungswesen mit dem System EPOS.NRW

in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (ZefiR)“

eingerichtet.

2
Aufbau
Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen gliedert sich in zwei Fachbereiche:

• Fachbereich I: Buchungs- und Kostenrechnungsservice (BKS)

• Fachbereich II: Zentrale Finanzbuchhaltung und zentrale Anlagenbuchhaltung im Programm EPOS.NRW (ZFA)

3
Zielsetzung und Zuständigkeit

3.1
Zielsetzung
Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen dient der technischen und fachlichen Sicherstellung eines koordinierten Betriebes des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten (BE) der Justiz (mit Ausnahme des Justizvollzugs).

3.2
Zuständigkeit

3.2.1
Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen ist im Einzelnen für die folgenden Budgeteinheiten der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen zuständig:

• Ministerium der Justiz (JM)

• Ordentliche Gerichtsbarkeit (OG)

• Staatsanwaltschaften (StA)

• Verwaltungsgerichtsbarkeit (VG)

• Finanzgerichtsbarkeit (FG)

• Arbeitsgerichtsbarkeit (ArbG)

• Sozialgerichtsbarkeit (SG)

• Aus- und Fortbildungseinrichtungen (AuF)

Darüber hinaus steht das Zentrum für integriertes Rechnungswesen dem Ministerium der Justiz NRW und den Gerichten, Staatsanwaltschaften und den Aus- und Fortbildungseinrichtungen (= Budgetuntereinheiten) in allen technischen und fachlichen Fragen sowie den im Zusammenhang mit EPOS.NRW zu koordinierenden Aufgaben beratend und unterstützend zur Verfügung.

3.2.2
Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat die Aufgabe die Budgeteinheiten der Justiz (ohne Justizvollzug) bei dem Betrieb des Verfahrens EPOS.NRW durch den Support zu unterstützen, sowie das Verfahren fachlich und technisch weiterzuentwickeln. Es wirkt auf die Beachtung der Verwaltungsvorschriften sowie der Richtlinien und Konzepte des Ministeriums der Finanzen hin und ist für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- und Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz verantwortlich.

Hierbei wird es von den Mittelbehörden der Justiz sowie den Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz unterstützt.

3.2.3
Die während des Rollouts von EPOS.NRW in der Justiz eingerichteten Projekt-Steuerungsgruppen werden als Steuerungsgruppen fortgeführt. In diesen sind die Mittelbehörden bzw. die Aus- und Fortbildungseinrichtungen der jeweiligen Budgeteinheit sowie das Ministerium der Justiz vertreten. Die jeweils zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen haben die Möglichkeit an den Sitzungen der Steuerungsgruppen beratend teilzunehmen.

Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen informiert die Steuerungsgruppe und die Vertreter der zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen über anstehende Systemveränderungen (Änderungen der KLR-Strukturen etc.). Bei Bedarf beruft sie die Steuerungsgruppen ein und leitet die Sitzungen. Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat bei der Beteiligung der Steuerungsgruppen in besonderem Maße auf ein ressourcenschonendes Vorgehen zu achten. So ist bei geringfügigen – nicht ausschließlich redaktionellen - Änderungen  eine schriftliche Beteiligung der Steuerungsgruppe sowie der jeweils zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen ausreichend, wenn nicht von dort Bedarf an der Einberufung einer Steuerungsgruppensitzung mitgeteilt wird. Ausschließlich redaktionelle Änderungen (z. B. Änderungen von Bezeichnungen und Numeriken) sind den betroffenen Budgeteinheiten mitzuteilen.

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen trifft wesentliche Entscheidungen im Einvernehmen mit der Steuerungsgruppe, soweit die in ihr vertretenen Behörden von der Entscheidung betroffen sind. Kann eine Einigung nicht herbeigeführt werden, entscheidet das Ministerium der Justiz. Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen hat darauf hinzuwirken, dass in mitwirkungs- oder mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten die zuständige Dienststelle das Beteiligungsverfahren rechtzeitig einleitet.

4
Aufgaben Fachbereich I

Die Aufgaben ergeben sich insbesondere aus der fachlichen SAP-Rolle Buchungs- und Kostenrechnungsservice (BKS) gemäß dem jeweils gültigen Betriebsorganisationskonzept EPOS.NRW des Ministeriums der Finanzen.

4.1
Integriertes Rechnungswesen (integrierte Verbundrechnung):

Hierzu gehören im Wesentlichen

4.1.1
Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle für die gesamte Budgeteinheit vorgenommen werden müssen,

4.1.2
alle periodisch wiederkehrenden Aufgaben, die einheitlich an einer zentralen Stelle in einer Budgeteinheit vorgenommen werden müssen (z. B. Monats- und Jahresabschlüsse sowie Jahresvermögensrechnungen nach Maßgabe des jeweiligen Haushaltsaufstellungserlasses, ggf. Periodensteuerung, Protokollprüfung im Rahmen der Jobsteuerung),

4.1.3
die Erstellung von buchhalterischen Handlungsanweisungen zum integrierten Rechnungswesen,

4.1.4
aktive Maßnahmen zur Einhaltung der zentralen Vorgaben aus dem Ministerium der Justiz/Ministerium der Finanzen (z. B. Buchungsvorschriften) sowie zur Sicherstellung der Einheitlichkeit der Buchhaltung und Kostenrechnung innerhalb der Budgeteinheit und - soweit möglich - zwischen den Budgeteinheiten (z. B. Erstellung und Prüfung der Einhaltung von Kontierungsvorgaben),

4.1.5
die Unterstützung des Ministeriums der Justiz bei der

-           betriebswirtschaftlichen Aufklärung von haushalterischen Sachverhalten,

-           Erstellung von ad hoc-Berichten aus den in EPOS.NRW verfügbaren Standardberichten,

-           Erarbeitung konzeptioneller Anpassungen und Weiterentwicklungen.

4.2
Support
Das Beratungstelefon Informationstechnik (BIT) ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen der Anwenderinnen und Anwender zu EPOS.NRW im Produktivbetrieb. Der 1st-level-Support wird durch das Beratungstelefon Informationstechnik (BIT) und den BKS gemeinsam wahrgenommen. Das BIT nimmt als Kontaktstelle die Fragen auf und klärt diese, soweit technische Fragestellungen betroffen sind, weitestgehend eigenständig. Insoweit unterstützt der BKS das BIT insbesondere bei der Lösung schwieriger und seltener Fragestellungen. Fachliche Fragestellungen werden durch das BIT aufgenommen und zur eigenständigen Klärung an den BKS weitergeleitet. Fragen, die durch den 1st-Level-Support nicht gelöst werden können, werden ausschließlich durch den BKS an den 2nd-Level-Support, das Landesamt für Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen (LaFin NRW), weitergeleitet. BKS und BIT wirken partnerschaftlich zusammen, vor allem im Bereich des Know-How-Transfers. Der Support umfasst auch die IT-Anlagenbuchhaltung, die gemäß Ziffer 5.1 dem Zentralen IT-Dienstleister der Justiz übertragen worden ist.

4.3
Unterstützung von Verfahrenspflegestellen
Der BKS unterstützt fachlich die Verfahrenspflegestellen der in der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen eingesetzten oder geplanten Fach- oder Vorverfahren beim Betrieb der Schnittstellen zum SAP-System. Er wirkt weiterhin fachlich bei der Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von ggf. erforderlichen Schnittstellen zwischen Fach- oder Vorverfahren und dem SAP-System in Abstimmung mit dem LaFin NRW mit. Zudem unterstützt er das Ministerium der Justiz NRW bei der Erstellung von Anforderungen an das LaFin NRW.

4.4
Weiterentwicklung des Programms EPOS.NRW
Der BKS unterstützt und berät das Ministerium der Justiz NRW bei der Weiterentwicklung des integrierten Rechnungswesens und des Finanz-Controllings.

4.5
Unterstützung des Geschäftsbereichs
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BKS unterstützen insbesondere bei Monats- und Jahresabschlusstätigkeiten die einzelnen Rolleninhaberinnen und Rolleninhaber der Budgetuntereinheiten, ohne dass sie die Tätigkeiten in deren Rollen primär ausüben. Der BKS bedient sich dazu verschiedener Instrumente (Workshops, Chat- oder Aufschalttechnik, Vor-Ort-Service etc.) unter Beachtung der Supportstrukturen.

Der BKS nimmt die ihm übertragenen Aufgabenbereiche eigenständig wahr. Einzelangelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der Abstimmung mit dem Ministerium der Justiz NRW.

5
Aufgaben Fachbereich II

5.1
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung (ohne IT-Anlagen) gemäß den Delta-Konzepten zu den IT-Feinkonzepten des Verfahrens EPOS.NRW in der jeweils gültigen Fassung wird in allen unter Ziffer 3.2.1 genannten Budgeteinheiten der Justiz  beim Zentrum für integriertes Rechnungswesen zentralisiert. Die Anlagenbuchhaltung für die aus den zentralen IT-Mitteln beschafften Anlagegüter ist dem Zentralen IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen bei dem Oberlandesgericht Köln durch das Ministerium der Justiz NRW gesondert übertragen worden. Sie gehört nicht zu den Aufgaben des Zentrums für integriertes Rechnungswesen und unterliegt nicht den Regelungen dieser AV.

5.2
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung gemäß den Delta-Konzepten zu den IT-Feinkonzepten des Verfahrens EPOS.NRW in der jeweils gültigen Fassung wird in allen unter Ziffer 3.2.1 genannten Budgeteinheiten der Justiz beim Zentrum für integriertes Rechnungswesen zentralisiert.

Im Rahmen der zentralen Finanzbuchhaltung sind zudem die Sachkontenbuchungen in EPOS.NRW zu den Monats- und Jahresabschlüssen der Zahlstellen vorzunehmen.

6
Organisation und Personal

6.1
Organisation des Zentrums für integriertes Rechnungswesen
Die Organisation und der Betrieb des Zentrums für integriertes Rechnungswesen sind eine gemeinsame Aufgabe der Oberlandesgerichte Düsseldorf und Hamm. Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen wird dem Oberlandesgericht Hamm übertragen.

Die Leitung des Zentrums trägt die Verantwortung für den koordinierten und wirtschaftlichen Betrieb des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz, mit Ausnahme des Justizvollzugs. In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung hat sie das Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW herzustellen.

Die Bestellung der Leiterin oder des Leiters des Zentrums für integriertes Rechnungswesen sowie der Stellvertreterin oder des Stellvertreters erfolgt durch den Präsidenten oder die Präsidentin des Oberlandesgerichts Hamm im Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW. Die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Hamm ist unmittelbarer Dienstvorgesetzter der Leiterin oder des Leiters des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Dienstaufsicht über die übrigen Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen verbleibt beim POLG Düsseldorf bzw. POLG Hamm.

Die Fachaufsicht über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentrums für integriertes Rechnungswesen obliegt der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Fachaufsicht über das Zentrum für integriertes Rechnungswesen obliegt dem Ministerium der Justiz.

Die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Hamm regelt die Geschäftsverteilung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen im Einvernehmen mit der Präsidentin oder dem Präsidenten des Oberlandesgerichts Düsseldorf und mit dem Ministerium der Justiz NRW. Die Interessen der anderen Mittelbehörden sowie der Aus- und Fortbildungseinrichtungen sind zu wahren. Bei der Geschäftsverteilung soll berücksichtigt werden, mit welchen Budgeteinheiten oder Gerichtsbezirken die Beschäftigten besonders vertraut sind. Der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen obliegen insoweit die Planung und Organisation des Personaleinsatzes der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In Grundsatzangelegenheiten ist das Benehmen mit dem Ministerium der Justiz NRW herzustellen.

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen unterrichtet das Ministerium der Justiz NRW über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Das Ministerium der Justiz NRW ist ebenfalls zu unterrichten, wenn Leistungen aufgrund fehlender Mitwirkung nicht oder erst verspätet erbracht werden konnten.

6.2
Personal
Die Auswahl der Beschäftigten des Zentrums für integriertes Rechnungswesen, die in dem Geschäftsbereich der Präsidentin oder des Präsidenten des Oberlandesgerichts Düsseldorf  tätig ist oder tätig sein wird, erfolgt durch die oder den jeweiligen Dienstvorgesetzten im Einvernehmen mit der Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen.

Die oder der andere Dienstvorgesetzte unterstützt die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben.

Den Beschäftigen, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" und ggf. weitere Supportrollen nach 2.7 des Betriebsorganisationskonzepts EPOS.NRW mit Ausnahme der Rolle Anforderungsmanagement zugewiesen ist, sollen grundsätzlich keine anderen fachlichen Rollen im Sinne des Betriebsorganisationskonzepts EPOS.NRW zugewiesen werden. Ausgenommen hiervon sind die aufgrund der Zentralisierung Anlagenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung (Ziffer 5.1 und 5.2) notwendigen fachlichen Rollen. Die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen kann Ausnahmen von diesem Grundsatz zulassen. Die zugewiesenen Rollen sind in geeigneter Form zu dokumentieren. Eine Rollenvergabe ist nur insoweit zulässig, wie diese nicht gegen die Rollenkombinationsmöglichkeiten des Betriebsorganisationskonzeptes des Ministeriums der Finanzen in der jeweils geltenden Fassung verstößt. Die Vergabe der fachlichen Rollen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentrums für integriertes Rechnungswesens erfolgt durch die Leitung des Zentrums für integriertes Rechnungswesen. Die Vertretung erfolgt innerhalb des Zentrums für integriertes Rechnungswesen.

Alle Beschäftigten, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" innerhalb des Zuständigkeitsbereichs gem. Ziff. 4 zugewiesen ist, bilden unabhängig davon, wo sich ihre Dienststelle bzw. Arbeitsstätte befindet, eine einheitliche Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im notwendigen Umfang für ihre Tätigkeit zu schulen und bedarfsgerecht fortzubilden.

6.3
Bezeichnung im Schriftverkehr
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentrums für integriertes Rechnungswesen führen im Schriftverkehr die Bezeichnung "Die Präsidentin des Oberlandesgerichts“ oder „Der Präsident des Oberlandesgerichts“ mit dem Zusatz „Zentrum für integriertes Rechnungswesen“.

7
Beteiligung
Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen beteiligt die Mittelbehörden der jeweiligen Budgeteinheit bzw. die Aus- und Fortbildungseinrichtungen bei der Bearbeitung von Grundsatz- und Einzelangelegenheiten. Die einzelnen Justizbehörden können in geeigneter Weise schriftlich, fernmündlich oder im Rahmen von regelmäßigen sowie anlassbezogenen Dienstbesprechungen beteiligt werden.

Das Zentrum für integriertes Rechnungswesen steht in unmittelbarem Kontakt zu dem vom Ministerium der Finanzen für den Betrieb für EPOS.NRW eingerichteten Landesamt für Finanzen (LaFin) NRW.

8
In-Kraft-Treten

Diese AV tritt am Tag der Verkündungin Kraft. Zugleich tritt die AV des JM vom 02. Juni 2016 außer Kraft.