Justizverwaltungsvorschriften

 

1. Zielsetzung

Regelung des Verfahrens und der Zuständigkeit in Bau- und Liegenschafts­angelegenheiten im Bereich der Gerichte, Staatsanwaltschaften sowie Aus- und Fortbildungs­einrichtungen. 

 

2. Finanzierung von Baumaßnahmen

Bei der Finanzierung von immobilienwirtschaftlichen Maßnahmen ist zunächst zu prüfen, inwiefern ein Erfordernis (§ 7 LHO) besteht, dass die Maßnahme (ausschließ­lich oder anteilig) von der Justiz finanziert wird.

2.1 Finanzierungsverantwortung

Die Vermieterseite ist gemäß § 535 Abs. 1 BGB^[1] zur Instandhaltung und Instand­setzung der angemieteten Räumlichkeiten verpflichtet, um den Gebrauch zum vertrag­lich vereinbarten Zweck über die gesamte Dauer der Vertragslaufzeit zu erhalten. Hingegen ist der Vermieter – vorbehaltlich abweichender einzelvertraglicher Regelungen – regelmäßig nicht verpflichtet zu:

• Instandhaltung und Instandsetzung von Mietereinbauten^[2]
• Schönheitsreparaturen (z. B. Anstrich- und Tapezierarbeiten, kleinere Ausbesserungen, Reinigung von Teppichböden)^[3] und
• Modernisierungsmaßnahmen^[4].

Instandhaltung und Instandsetzung von Mietereinbauten sowie Schönheitsreparaturen sind in der Regel von der Mieterseite zu finanzieren. Für Modernisierungsmaßnahmen gilt dies nur, wenn diese unabhängig von Instandhaltungs- oder Instandsetzungs­maßnahmen durchgeführt werden. Fallen diese zusammen, so besteht zumindest im Hinblick auf die Instandhaltung oder Instandsetzung auch eine Vermieterverpflichtung. Bei Anmietungen beim BLB NRW bestimmt das „Eckpunktepapier zur Neuausrichtung des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW (BLB NRW)“ vom 06.11.2014, dass im Falle von Modernisierungsmaßnahmen die Mieterseite grundsätzlich 60 % und der BLB NRW 40 % der Kosten zu tragen hat. Bei Feuchtigkeitseintritten ist überdies die Vorgehens­weise gemäß dem mit Erlass vom 10.05.2021 (Az. 5310-I.737) mitgeteilten „Handlungs­leitfaden: Behandlung von Feuchte­schäden und Schimmel-Befall für Immobilien des BLB NRW vom 21.03.2021“ zu beachten.

Die Mietverträge mit dem BLB NRW enthalten in § 6 Abs. 4 zudem die Regelung, dass der Vermieter bis zur Behebung des die Nutzbarkeit beeinträchtigenden Zustandes für eine angemessene Ersatzunterbringung Sorge zu tragen hat, wenn der Dienstbetrieb infolge unterlassener oder verzögerter Instandhaltung und / oder Instandsetzung nicht aufrechterhalten werden kann.

 

2.2 Finanzierung durch die Justiz

Die Finanzierung von immobilienwirtschaftlichen Maßnahmen erfolgt unter Berück­sichtigung der jeweiligen Schwellenwerte aus den nachfolgend genannten Haus­halts­titeln.

Schönheitsreparaturen und (Kleinst-) Baumaßnahmen mit Kosten von unter 30.000 EUR sind grundsätzlich aus der kameralen Gruppe 519 zu finanzieren.

Bei sogenannten Kleinen Baumaßnahmen mit justizseitig zu tragenden Kosten zwischen 30.000 EUR und unter 1 Mio. EUR erfolgt die Finanzierung aus der kameralen Gruppe 711.

Liegen die justizseitig zu tragenden Kosten einer Maßnahme bei über 1 Mio. EUR, so ist diese regelmäßig aus Miethaushaltsmitteln (kamerale Gruppe 518) zu finanzieren. Ist gewünscht, dass die Vermieterseite die Instandsetzungs- und Instand­haltungs­pflichten sowie im Fall des Ausfalls die Reinvestitionskosten trägt, so kann es sich anbieten, eine Maßnahme auch unter 1 Mio. EUR aus Mietmitteln zu finanzieren. Dies gilt insbesondere bei technischen Einrichtungen, wie beispielsweise einer Kamera­anlage.

Neben den Kosten der Baumaßnahme an sich können gesondert Planungskosten anfallen. Diese sind grundsätzlich aus dem Titel der Maßnahme, also bei Baumaß­nahmen mit einem Kostenvolumen von bis zu 30.000 EUR aus der kameralen Gruppe 519 sowie bei Maßnahmen mit einem Kostenvolumen zwischen 30.000 EUR und unter 1 Mio. EUR aus der kameralen Gruppe 711 zu finanzieren. Bei Maßnahmen, die mit Miethaushaltsmitteln finanziert werden sollen, sind Planungsmittel dem Titel 546 11 zu entnehmen.

Bund und Länder sind gemäß § 50 Abs. 1 HGrG zu einer fünfjährigen Finanzplanung verpflichtet. Es empfiehlt sich daher, eine langfristige und zudem vorausschauende Planung von Maßnahmen in Absprache mit dem Geschäftsbereich und ggf. der zuständigen Niederlassung des BLB NRW anzustreben. Die vorausschauende Planung sollte auch – soweit dies möglich ist – Alternativen zur Vermeidung eines Aus­­fall­­risikos innerhalb der Finanzplanung enthalten. Die Anmeldung von Haushalts­mitteln für Planungen und umzusetzende Maßnahmen sollte bei Fortbestehen des Bedarfs in den Folgejahren weiterhin bei der Mittelkonkretisierung bzw. Haushalts­aufstellung und Finanzplanung erfolgen, auch wenn Haushaltsmittel aufgrund der Haushaltslage zunächst nicht zugewiesen werden können.

 

3. Realisierung von mietfinanzierten Maßnahmen (Titel 518 01 und 518 04)

3.1 Ausgangssituation

In den meisten Kapiteln des Einzelplans der Justiz (EP 04) können Maßnahmen mit einem Finanzvolumen von über 1 Mio. EUR nur mietfinanziert werden.

Gemäß § 7 Abs. 2 LHO NRW sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemes­sene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Die Vorgaben werden durch den Leitfaden für immobilienwirtschaftliche Maßnahmen des Landes Nordrhein-West­falen („WiBe-Leitfaden“) weiter konkretisiert. Die Zielsetzung des dort darge­stellten Variantenvergleichs ist, eine abschließende Kosten-Nutzen-Bewertung aller in Betracht kommender Umsetzungsvarianten vorzunehmen, in der die monetären Faktoren sowie die nicht monetären Faktoren im Verhältnis 60:40 berücksichtigt werden. Darüber hinaus existiert der Verfahrensleitfaden Mietausgabenbudgetierung für immo­bilien­wirtschaftliche Maßnahmen des Landes Nordrhein-Westfalen („MAB-Verfahrens­leitfaden“), welcher grundsätzlich auf alle Maßnahmen anzuwenden ist, die zu einer Mehrmiete führen.

Bei jeder Inanspruch­nahme einer Verpflichtungsermächtigung (VE) aus dem Mietaus­gabenbudget oberhalb der sog. „VE-Schwelle“ (≥ fünf Millionen EUR) ist die Einwilli­gung des Ministeriums der Finanzen erforderlich, §§ 9 S. 2 und 13 HHG NRW. Diese setzt das Vorliegen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WB) nach Maßgabe des WiBe-Leitfadens voraus. Die in diesem Rahmen durchzuführende Variantenunter­suchung hat unter zwingender Beteiligung des Lotsen (NRW.Bank) und der sog. Externen Stelle zu erfolgen. Unterhalb der VE-Schwelle ist eine Einwilligung des Ministeriums der Finanzen in die Inan­spruch­nahme von VEen nicht erforderlich, zudem ist eine Einbeziehung des Lotsen und der Externen Stelle bei der Durchführung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung lediglich optional. Einzelheiten zum Umfang und Detailierungsgrad der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind projektspezifisch mit dem Ministerium der Justiz abzustimmen.

Im Anwendungsbereich des § 26 Abs. 2 HHG NRW bedarf es vor Abschluss eines Mietvertrags der Benehmensherstellung mit dem Ministerium der Finanzen.

 

3.1.1 Ermittlung der Nutzerbedarfe

Jede immobilienwirtschaftliche Maßnahme setzt die Klärung der quantitativen und qualitativen Nutzerbedarfe voraus.

Die Feststellung des Flächenbedarfs hat anhand der Vorgaben des Musterraum­bedarfsplan für Gerichte und Staatsanwaltschaften sowie des Musterraumbedarfsplans für die ambulanten Sozialen Dienste des Landes Nordrhein-Westfalen (MRBP) zu erfolgen. Es ist zu prüfen, ob ein etwaiger Flächenmehrbedarf durch eine Verdichtung im Bestand kompensiert werden kann. Bei Neubauten oder Neuan­mietungen ist eine Flächeneinsparung von 20 % im Bereich der Büroflächen (Ziffer 1A des MRBP) nach Maßgabe des Erlasses des Ministeriums der Justiz vom 09.08.2024 (5310-I.731) zu berücksichtigen. Die von der Mittel- und Ortsbehörde erstellten Raum­bedarfspläne sind dem Ministerium der Justiz zur Genehmigung vorzulegen. Raumbedarfe, die über die Vorgaben des MRBP hinausgehen, müssen zudem vom Ministerium der Finanzen genehmigt werden. Das insoweit Erforderliche wird vom Ministerium der Justiz veranlasst.

Die qualitativen Nutzerbedarfe definieren sich nach der DIN 18205 „Bedarfsplanung im Bauwesen“. Der BLB NRW kann mit der Bedarfsplanung nach DIN 18205 als Consultingleistung beauftragt werden. Die Bedarfsplanung kann ebenso durch die Mittel- und Ortsbehörden eigenständig aufgestellt werden. In diesem Fall ist die anschließende Plausibilisierung durch den BLB NRW einzuholen. Die Detailtiefe der Bedarfsplanung ist projektspezifisch mit dem BLB NRW abzustimmen. Im Rahmen der Bedarfsplanung sind Muss-, Soll-, und Kann-Kriterien (sog. nutzerspezifische Anforderungen) zu definieren. Diese dienen als Bewertungsparameter im Rahmen der Eignungsprüfung der einzelnen Varianten, um die tatsächlich realisierbaren Varianten zu ermitteln.

Bei immobilienwirtschaftlichen Maßnahmen, bei denen nur eine Drittanmietung in Betracht kommt, kann eine förmliche Bedarfsplanung i. S. d. DIN 18205 ggf. entbehr­lich sein. Einzelheiten sind in diesem Fall mit dem Ministerium der Justiz abzustimmen.

 

3.1.2 Variantenerstellung und Ermittlung der realisierbaren Varianten

Auf Grundlage der abgeschlossenen Bedarfsermittlung erfolgt die Variantenerstellung. Hierbei werden zunächst alle denkbaren Realisierungs- und Beschaffungsvarianten betrachtet. Dies gilt ebenso für externe Varianten. Im Anschluss erfolgt die Prüfung der Varianten auf ihre grundsätzliche Eignung anhand der zuvor definierten Muss-, Soll-, und Kann-Kriterien. Zudem ist eine Nutzwertanalyse nach den Vorgaben des WiBe-Leitfadens zu erstellen, die den Nutzwert jeder Variante aus Sicht des Nutzers bewertet. Die realisierbaren Varianten finden in dem Variantenvergleich Berücksichtigung. Der gesamte Varianten­erstellungs- sowie Auswahlprozess ist in einem gesonderten Vermerk durch die projekt­verantwortliche Mittelbehörde schriftlich zu dokumentieren. Dies gilt auch dann, wenn nur eine Variante in Betracht kommt.

 

3.1.3 Variantenvergleich (inkl. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) und Varianten-entscheidung

Nach der Variantenerstellung werden der Variantenvergleich und die WB durchgeführt. Diese wird von der NRW.Bank und der Externen Stelle moderiert. Anhand der WB wird die aus Landessicht vorteilhafteste Lösung ermittelt. Hierfür fertigt die Externe Stelle einen Abschlussbericht mit der Empfehlung für die umzusetzende Realisierungs-variante an. Die Nutzerseite entscheidet, ob dieser Empfehlung gefolgt werden oder ob – mit entsprechender Begründung – eine andere Variante ausgewählt werden soll.

 

3.2 Haushaltsmittel

Die Anmeldung der voraussichtlich erforderlichen Miethaushaltsmittel erfolgt im Rahmen der Haushaltsaufstellungsverfahren auf Basis des jeweiligen Erkenntnis­stands zu Höhe und Fälligkeiten. Auf eine Haushaltsmittelzusage des Ministeriums der Justiz hin kann der BLB NRW oder ein dritter Anbieter mit der Realisierung beauftragt werden. Zu diesem Zweck wird bei Anmietungen des BLB NRW ein sog. Miet­orientierungs­wert (MOW) oder ein verbindliches Mietangebot vom Ministerium der Justiz in Abstimmung mit der zuständigen Mittelbehörde angenommen.

Nach Abschluss der mietfinanzierten Baumaßnahme werden die erforderlichen Haushalts­mittel durch das Ministerium der Justiz im Rahmen der Haushaltsmittel­zuweisung der kameralen Gruppe 518 bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt. Absehbare Änderungen bei Miethöhe und / oder Zahlungsbeginn sollten durch die Mittel­behörde möglichst frühzeitig mitgeteilt werden. Da der Zahlungsbeginn der (Mehr-)Miete regelmäßig an die Fertigstellung der Baumaßnahme geknüpft ist (nächster Erster des Monats nach Abnahme), sind insbesondere Bauverzögerungen zu berichten. Die entsprechende Miethöhe und der erwartete Beginn der Mehrmiete ist in der Liegenschaftsdatenbank zu dokumentieren.

 

4. Planungs- und Beratungskosten (Titel 546 11)

4.1 Ausgangssituation

Neben der Finanzierung von Planungen mietfinanzierter Baumaß­nahmen über 1 Mio. EUR dient der Titel insbesondere zur Finanzierung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen, bei der Ausschreibung, Planung und Umsetzung von bewilligten Bauvorhaben sowie von Beratungs- und Überprüfungsleistungen auf dem Gebiet der Barrierefreiheit.

Sollten für einzelne Baumaßnahmen sehr hohe Planungskosten zu erwarten sein, kommt auch eine schrittweise Beauftragung der Planung nach Leistungsphasen in Betracht. Aus diesem Grund sind neben den konkreten Maßnahmen und einer Kostenaufstellung stets die konkreten Leistungsphasen in etwaige Mietvertrags­ergänzungen aufzunehmen.

Sämtliche Mietvertragsergänzungen im Zusammenhang mit dem Titel 546 11 stehen unter dem Zustimmungsvorbehalt des Ministeriums der Justiz. Gleiches gilt für Planungs-, Nutzer- und Bausollvereinbarungen.

 

4.2 Haushaltsmittel

Zu Beginn jeden Haushaltsjahres sind die Haushaltsmittelbedarfe bezüglich des jeweiligen Titels 546 11 für das aktuelle Haushaltsjahr zu konkretisieren, für das kommende Haushaltsjahr anzumelden und – soweit bekannt – für die mittelfristige Finanzplanung der folgenden Haushaltsjahre dem Ministerium der Justiz mitzuteilen. Einzelheiten ergeben sich aus dem jeweiligen Aufstellungserlass.

Gemäß VV Nr. 7 zu § 56 LHO besteht eine globale Ausnahme von dem Vorleistungs­verbot bei Leistungsbeziehungen innerhalb der Landesverwaltung. Eine derartige Leistungsbeziehung ist auch im Verhältnis zwischen den Justizbehörden und dem BLB NRW gegeben. Von dieser Ausnahme kann nur maß­nahmen­­bezogen und unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit Gebrauch gemacht werden. Daher können Planungs­kosten des BLB NRW bereits vor Aufnahme der Planungstätigkeit gezahlt werden. Für die Planung durch Dritte bleibt es dagegen bei der Regelung des § 56 LHO, wonach insoweit das Verbot der Vorleistung gilt.

 

5. Schönheitsreparaturen und Instandhaltungen (Titel 519 03)

5.1 Ausgangssituation

Aus dem Titel 519 03 sind Maßnahmen im Zusammenhang mit Schönheitsreparaturen und Instandhaltungen von angemieteten Grundstücken, Gebäuden und Räumen bis zu einem Finanzvolumen von 30.000 EUR zu finanzieren.

Diese Maßnahmen einschließ­lich damit einhergehender Planungs- und Zuschussvereinbarungen bedürfen grund­sätzlich keiner Zustimmung des Ministeriums der Justiz. Dies gilt ebenfalls für Maßnahmen, die die laufende Unterhaltung von gemieteten und gepachteten Gebäuden, Grundstücken, Außenanlagen und sonstigen Anlagen einschließlich des Zubehörs betreffen. Es ist unzulässig, größere Maßnahmen dieser Art in mehrere Einzel­maßnahmen mit Ausgaben von bis zu 30.000 EUR zu unterteilen.

Nach Ziffer III. 2.) der derzeit gültigen ergänzenden Bewirtschaftungsgrundsätze gilt die Wertgrenze von 30.000 EUR jedoch nur für bauliche Veränderungen. Schönheitsreparaturen, die nicht mit einer baulichen Veränderung verbunden sind (z. B. Malerarbeiten) können auch aus der kameralen Gruppe 519 finanziert werden, wenn die Kosten über 30.000 EUR liegen.

 

5.2 Haushaltsmittel

Die im Titel 519 03 etatisierten Haushaltsmittel für Schönheitsreparaturen und Instand­haltungen von angemieteten Grundstücken, Gebäuden und Räumen werden zu Beginn jeden Haushaltsjahres von dem Ministerium der Justiz an die Mittelbehörden in Höhe des gesamten Haushaltsmittelansatzes budgetiert. Die weitere Verteilung erfolgt sodann durch die Mittelbehörden. Die Bedarfsermittlung für die einzelnen Mittel­behörden orientiert sich dabei an den Haushaltsanmeldungen zur Aufstellung des je­weiligen Haushaltsjahres, den IST-Ausgaben der Vorjahre sowie der Haushalts­mittelkonkretisierung im Rahmen des Erlasses zur Aufstellung des Folgehaushalt­jahres. Es werden keine Verpflichtungsermächtigungen zugewiesen.

 

6. Kleine Bau- und Sicherungsmaßnahmen (Titel 711 00 und 711 13)

6.1 Ausgangssituation

Die Finanzierung von Kleinen Baumaßnahmen (Titel 711 00) und Maßnahmen zur baulich-technischen Sicherung von Justizgebäuden (Titel 711 13) erfolgt maßnahmen­bezogen. Nach Nr. 1.1. VV zu § 24 LHO gehören zu den Kleinen Baumaßnahmen alle Maßnahmen, die nach den Zuordnungsrichtlinien zum Gruppierungsplan der Haupt­gruppe 7 zuzuordnen sind.

 

6.2 Haushaltsmittel

Nach Bekanntgabe des Feststellungs- und Aufstellungserlasses des Ministeriums der Finanzen erfolgt durch das Ministerium der Justiz – in der Regel Anfang Dezember eines Jahres – im Erlasswege die Aufforderung, die Mittel für das kommende Haus­halts­jahr zu konkretisieren sowie für die folgenden Jahre mittelfristig zu planen. Ist abzusehen, dass die Umsetzung einer Maßnahme mehr als ein Jahr beanspruchen wird, ist neben Barmitteln auch eine Verpflichtungsermächtigung anzumelden, sofern diese auch in entsprechender Höhe vorhanden ist. Lediglich im Kapitel der ordent­lichen Gerichtsbarkeit sind in Kapitel 04 210 in der kameralen Gruppe 711 Verpflich­tungs­ermächtigungen zu Lasten von zwei aufeinander folgenden Haushalts­jahren vorgesehen. Sollte sich für andere Kapitel des Einzelplans 04 (mit Ausnahme des Justiz­vollzugs) ergeben, dass die Umsetzung einer Maßnahme eine Dauer von mehr als zwei aufeinander folgende Jahre benötigen wird, ist hierauf frühzeitig im Rahmen der Finanzplanung hinzuweisen.

Zur Beschleunigung des Verfahrens sind die angemeldeten Maßnahmen zwingend in numerischer Reihenfolge zu priorisieren. Mit der vorbezeichneten Aufforderung zur Finanzplanung werden i. d. R. eine Excel-Tabelle sowie Formulare zur Erstellung einer Planungsunterlage gem. § 24 Abs. 1 LHO übersandt.

Hinsichtlich der Angaben zu den Planungsunterlagen ist zu beachten, dass eine Schätzung der nach Fertigstellung der Maßnahme entstehenden jährlichen Haushalts­belastungen beizufügen ist. Aus der Planungsunterlage muss eindeutig hervorgehen, ob die geschätzten Kosten bereits den Anteil der Umsatzsteuer berücksichtigen und ob und ggf. in welcher Höhe Honorare, Planungsleistungen, Risikozuschläge etc. einkalkuliert wurden. Auch sind den Planungsunterlagen aktuelle Kostenschätzungen oder Kostenvoranschläge des BLB NRW oder von Dritten beizufügen. Sofern die jeweils zuständige Niederlassung des BLB NRW bereits Mietvertrags­ergänzungs­ent­würfe zu den beabsichtigten Maßnahmen vorgelegt hat, sind diese ebenfalls vorzu­legen. 

Mit dem Zuteilungslass wird auch darum gebeten, den Stand der Bindung der Mittel, des Mittelabflusses und der Umsetzung der Baumaßnahmen zu vorgegebenen Fristen zu berichten.

 

6.3 Nachträgliche Änderungen von Mietverträgen / Mietvertragsergänzungen mit dem BLB NRW

Nachträgliche Änderungen von Mietverträgen bzw. Mietvertragsergänzungen, die die Baumaßnahmen der kameralen Gruppe 711 betreffen, bedürfen der Zustimmung durch das Ministerium der Justiz, wenn sich Änderungen der Finanzierungs­moda­litäten zulasten der Justiz, beispielsweise durch Änderungen der vereinbarten Raten oder deren Fälligkeit, ergeben. Auch für die Finanzierung von erhöhten Kosten einer Maßnahme durch Einsparungen bei anderen Maßnahmen ist, sofern diese Aus­wirkungen auf das Gesamtvolumen der zugeteilten Haushaltsmittel hat oder die Zweck­bindung der zugeteilten Mittel zu ändern ist, die Zustimmung des Ministerium s der Justiz zu der vertraglichen Regelung erforderlich. Sofern Haushaltsmittel nicht auskömmlich sind und auch nicht durch die in der kameralen Gruppe 711 zugeteilten Mittel gedeckt werden können, ist unter Berücksichtigung der Deckungsfähigkeiten die Vorlage der Unterlagen zur Kostenhöhe im Berichtswege erforderlich.

Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, sofern sich eine Änderung der in dem für das jeweilige Haushaltsjahr zweckgebunden zur Verfügung gestellten Rahmen an Barmitteln und Verpflichtungsermächtigungen bewegt und die vom BLB NRW vorge­legten Entwürfe zu den Mietvertragsanpassungen keine Änderungen der bereits ver­ein­barten Klauseln enthalten.

Sofern andere Haushaltsjahre durch die Änderungen betroffen sind – die Änderung der Ratenfälligkeit oder Ratenhöhe könnte Auswirkungen auf zugeteilte Verpflich­tungs­­­ermächtigungen haben – ist unterjährig unter Vorlage des entsprechenden Entwurfs der Mietvertragsergänzung zu berichten.

 

6.4 Maßnahmen in Eigenregie

Bei Maßnahmen, die in Eigenregie durchgeführt werden, ist ggf. die Vorlage der Entwürfe der Auftragserteilungen erforderlich. Diesbezüglich ergeht eine gesonderte Aufforderung im Zuteilungserlass des Ministeriums der Justiz. Vor Beginn von Baumaßnahmen, die in Eigenregie durchgeführt werden, muss ggf. eine schriftliche Zustim­mung der örtlich zuständigen Niederlassung des BLB NRW zu der Baumaß­nahme eingeholt werden.

Gemäß § 60 BauO NRW bedürfen die Errichtung, Änderung, Nutzungsänderung und Beseitigung baulicher Anlagen grundsätzlich einer Baugenehmigung. Auch eine etwaige Genehmigungsfreiheit im Einzelfall entbindet nicht von der Pflicht, die öffentlich-rechtlichen Anforderungen an eine bauliche Anlage einzuhalten. Wenn eine bauliche Maßnahme, auch eine Nutzungsänderung, selbst in Eigenregie durchgeführt wird, so ist die projektverantwortliche Behörde verpflichtet, die Einhaltung der Bau­genehmigungs­pflicht sowie der sonstigen Anforderungen sicherzustellen.

 

7. Investitionsmaßnahmen (Titel 811 01 und 812 10)

7.1 Ausgangssituation

Erstausstattungen i. S. d. Titels 812 10 sind die Beschaffungen bei Einrichtung neuer oder wesentlicher Ausweitung bestehender Dienststellen oder beim Wechsel des Dienstgebäudes für die Ausstattung des neuen Gebäudes, soweit die Ausstattung mit den vorhandenen Ausstattungsgegenständen der umziehenden Dienststelle nicht möglich ist. Als Erstausstattung gilt auch die Beschaffung von Sachen bisher nicht vorhandener Art, die eine Dienststelle benötigt, um eine neue Aufgabe erfüllen zu können. Die erstmalige Anschaffung einer Sache erfüllt für sich allein das Merkmal der Erst­ausstattung nicht. Erstausstattungen im Zusammenhang mit Neubau- oder Neu­unter­bringungsvorhaben sind nur anzumelden, wenn die (Bau-)Planung so hin­reichend konkretisiert ist, dass eine plausible Prognose über das voraussichtliche Einzugs­­datum abgegeben werden kann.

Vor der Auftragsvergabe soll die Notwendigkeit und Angemessenheit der vorge­sehenen Ausgaben unter Anlegung eines strengen Maßstabes überprüft werden, die Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes Nordrhein-Westfalen (VV-HS) eingehalten und die für Beschaffungen einschlägigen Vergabebestimmungen beachtet werden.

 

7.2 Haushaltsmittel

Zur Entlastung des Geschäftsbereichs wird auf die Anforderung von Einzel­an­meldungen verzichtet. Lediglich Sonderbedarfe sind anzumelden. Das Ministerium der Justiz teilt den Mittelbehörden mit, welche pauschalen „Sockelbeträge“ ohne explizite Anmeldung zugestanden werden sollen. Bei den Sockelbeträgen handelt es sich um Mindestbeträge. Soweit die Haushaltslage es zulässt, werden die Sockel­beträge – ohne weitere Veranlassung – in Relation zur Größe der einzelnen Budget­einheiten (Geschäftsbereiche der Mittelbehörden) angehoben. Die Sockel­beträge sind daher als Mindestbeträge zu betrachten. In Bezug auf die Aus- und Fortbildungs­einrichtungen bedarf es der Einzelanmeldung von Maßnahmen.

Die in die Haushaltsmittelanmeldung aufzunehmenden Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen bestimmen sich grundsätzlich nach den Verhältnissen am 01.01. des kommenden Jahres nach Erlassdatum. Sofern allerdings schon vorab feststeht, dass sich während des Geschäftsjahres bereits im Einzelnen bekannte Änderungen ergeben werden, so sind diese Verhältnisse zugrunde zu legen. Insofern wird insbesondere auch darum gebeten Planungen langfristig in den Blick zu nehmen.

Des Weiteren sind Verpflichtungsermächtigungen unter Verwendung des jeweils zur Verfügung gestellten Musters anzumelden. Alle anderen Anmeldungen, die über den Sockelbetrag hinausgehen, sind zwingend ausführlich zu begründen. Auch für diese Anmeldungen sind zwingend die in dem entsprechenden Erlass enthaltenen Muster zu verwenden.

Bei sämtlichen Anmeldungen gilt: Es ist die Notwendigkeit der Anmeldungen zu hinterfragen und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Rechnung zu tragen, sowie die RV des JM vom 07.05.2019 (5400 - IV. 1 - Vergabe von Aufträgen der Justizbehörden an Eigenbetriebe der Justizvollzugsanstalten) zu beachten.

In der Regel ist zweimal jährlich (Stichtage: 30.06 und 30.09.) bezüglich des Mittelab­flusses sowie der Mittelbindung bei zweckgebundenen Maßnahmen zu berichten. Die tatsächliche Inanspruchnahme der zugewiesenen und ggf. noch zuzuweisenden Verpflichtungs­ermächtigungen zum Stichtag sind in der Regel bis zum 15.01. des Folge­jahres zu berichten.

 

8. Bewirtschaftung (Titel 517 01 und 517 04)

8.1 Ausgangssituation

Im Einzelplan 04 sind in der kameralen Gruppe 517 Haushaltsmittel zur Bewirtschaftung von Grundstücken, Gebäuden und Räumen etatisiert.

Mit der Kabinettvorlage „Neuorganisation der Bau- und Liegenschaftsverwaltung des Landes NRW“ vom 29.11.2000 hat die Landesregierung bestimmt, dass der BLB NRW für das Gebäudemanagement zuständig ist. Die hiervon betroffenen Dienstleistungen, u. a. die Reinigungsleistungen, sind in der Anlage zur Kabinettvorlage im Einzelnen auf­geführt. Ausgenommen von der Verpflichtung, diese Dienstleistungen beim BLB NRW zu beziehen, sind nur bestimmte, abschließend aufgelistete „Sonderliegen­schaften“, von denen keine zu der Justiz gehört. Daneben gibt es sogenannte „Sonder­liegenschaften mit besonderen Anforderungen“, die bezüglich bestimmter Leistungen von der Beauftragungspflicht des BLB NRW ausgenommen sind. Justizseitig sind dies:

• Justizgebäude soweit Bewachung, Pfortendienst und ggf. weitere Sicher­heitsf­unktionen erfüllt werden,
• Justizvollzugsanstalten hinsichtlich des Gefangeneneinsatzes und der Sicherheits­aspekte sowie der vom Werkdienst wahrgenommenen Aufgaben sowie
• Fort- und Ausbildungseinrichtungen hinsichtlich Unterbringung und Ver­pflegung.

Im Rahmen des Gebäudemanagements sind zudem zwei Vereinbarungen des BLB NRW maßgeblich, welche dazu dienen sollen, den Umfang der vom BLB NRW zu erbringenden Dienstleistungen eindeutig und schriftlich zu vereinbaren. Dies ist zum einen die Abgrenzungsvereinbarung. Sie soll die Aufgaben und damit verbundene Pflichten aus der Betriebsführung eines Gebäudes einschließlich der gebäude­­technischen Anlagen zwischen dem BLB NRW als Vermieter und Mieterseite eindeutig bestimmen. Dies ist erforderlich, weil – historisch durch die Gründungsphase des BLB NRW bedingt – bei manchen Liegenschaften zum Teil Eigentümer­verpflich­tungen ohne vertragliche Regelungen durch justizeigene Beschäftigte wahrgenommen werden.

Zum anderen ist die „Vereinbarung über die Beschaffung von regelmäßig zu erbringende Dienstleistungen gem. Kundenproduktkatalog BLB NRW“ zu beachten. Leistungen, die nach der Betriebskostenverordnung zu den umlagefähigen Betriebs­kosten zählen, werden über die Regularien des Mietvertrages abgewickelt und abge­rechnet. Unregelmäßig zu beschaffende Dienstleistungen, wie Schönheits­reparaturen oder Instandsetzung von Mietereinbauten in Fremdanmietungen, müssen jeweils über Einzelvereinbarungen geregelt werden.

 

8.2 Haushaltsmittel

Die zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel werden zu Beginn jeden Haushalts­jahres von dem Ministerium der Justiz an die Mittelbehörden in Höhe des gesamten Haushaltsmittelansatzes budgetiert. Die weitere Verteilung erfolgt sodann durch die Mittelbehörden. Die Bedarfsermittlung für die einzelnen Mittelbehörden orientiert sich dabei an den Haushaltsanmeldungen zur Aufstellung des jeweiligen Haushaltsjahres, den IST-Ausgaben der Vorjahre sowie der Haushaltsmittelkonkretisierung im Rahmen des Erlasses zur Aufstellung des Folgehaushaltjahres.

 

8.3 Besonderheiten bei der Gebäudereinigung

Die Reinigung der beim BLB NRW angemieteten Gebäude erfolgt regelmäßig durch vom BLB NRW beauftragte Reinigungsunternehmen. Die Dienstleistungen werden durch den BLB NRW in regelmäßigen Abständen im Wege der öffentlichen Auftrags­vergabe regional ausgeschrieben und beauftragt. Die Kosten der Reinigung werden der Mieterseite im Rahmen der Nebenkostenabrechnung in Rechnung gestellt.

Der BLB NRW hat zur Überprüfung der mit Reinigungsleistungen beauftragten Unter­nehmen die sogenannte externe Qualitätskontrolle (eQK) eingeführt. Bei der eQK überprüft ein externes Unternehmen stichprobenartig die Reinigungsqualität. Schlecht­­leistungen bei der Reinigung können die Mieter darüber hinaus über das vom BLB NRW zur Verfügung gestellte IT-System „LUCOM“ anzeigen. Je häufiger eine Behörde Beanstandungen in das LUCOM-System einträgt, desto häufiger sollen in diesem Gebäude die stichprobenartigen Überprüfungen durch die eQK durchgeführt werden. Sowohl die Meldungen über LUCOM als auch die Ergebnisse der eQK fließen in den sogenannten Qualitätsreport der Reinigungsleistungen der Ressorts ein, die der BLB NRW regelmäßig bekannt gibt.

Jede nennenswerte Beanstandung bei der Reinigung sollte über das LUCOM-System gemeldet werden. Bei wiederholter Schlechtleistung sollte die zuständige Nieder­lassung des BLB NRW kontaktiert werden. Sollte auch dies nicht die gewünschte Wirkung zeigen, ist auf dem Dienstweg zu berichten.

 

9. Bestandsmietverträge

9.1 Optionsrechte und Mieterhöhungen

Sowohl die Ausübung eines Optionsrechts als auch das Einverständnis mit der Mieterhöhung auf Verlangen der Vermieterseite sind dem Ministerium der Justiz zur Zustimmung vorzulegen.

Anderweitige Änderungen können ohne Zustimmung des Ministeriums der Justiz vereinbart werden, wenn diese weder zu einer Änderung der Vertragslaufzeit noch zu einer Veränderung des Mietzinses oder der Verteilung der Finanzierungs­verant­wortung führen.

 

9.2 Verpflichtungen für laufende Geschäfte

Verpflichtungen zu laufenden Geschäften dürfen unter Beachtung der Vorgaben der Ziffer 6 der VV zu § 38 LHO NRW eingegangen werden, ohne dass es der Zustimmung des Ministeriums der Justiz bedarf.

 

9.3 Mietminderung

Grundsätzlich ist ein Mangel immer erst gegenüber der Vermieterseite anzuzeigen, um dieser die Möglichkeit zur Abhilfe zu geben. Andernfalls droht der Minderungs­aus­schluss gemäß § 536c Abs. 1 Nr. 1 BGB. Reagiert die Vermieterseite (ggf. wiederholt) nicht, sollte eine Mietkürzung geprüft und bei Vorliegen der Voraussetzungen erwogen werden. Es empfiehlt sich in diesem Fall, Grund und Höhe der Mietkürzung schriftlich mitzuteilen und hierbei auf die erfolgte Mangelanzeige und eine etwaig erfolgte Aufforderung zur Beseitigung und Fristsetzung Bezug zu nehmen. Gleichzeitig sollten vorgenommene Mietkürzungen in jedem Fall (über die Mittelbehörde) dem Ministerium der Justiz angezeigt werden, damit dort Kenntnis über Mangel und Minderung bei Rückfragen aus der Zentrale des BLB NRW – soweit dieser Vermieter ist – besteht. Zudem ist die Mietminderung in der Liegenschaftsdatenbank zu erfassen.

Bei Mängeln, die im Rahmen von Instandsetzungs- / Instandhaltungsmaßnahmen des BLB NRW gemäß § 10 Abs. 3 Satz 2 des Mietvertrags zu einer erheblichen Beeinträchtigung des Gebrauchs der Räume führen, kann der BLB NRW auch auf­ge­fordert werden, die Miete „angemessen“ zu reduzieren. Die Verwendung der einge­sparten Mittel kann mit dem Ministerium der Justiz abgestimmt werden.

 

10. Liegenschaftsdatenbank (LiDa)

Im Grundsatzentscheid der Landesregierung zur effizienten und nachhaltigen Raumnutzung vom 26.04.2016 heißt es unter Ziffer 6 („Controlling“):

„Das für Finanzen zuständige Ministerium berichtet unter Mitwirkung der Ressorts dem Kabinett alle zwei Jahre, beginnend ein Jahr nach Inkrafttreten dieses Grundsatz­entscheids, über die Entwicklung der Flächenverbräuche und Unterbringungskosten mit insbesondere folgenden Kennzahlen: Miete pro Quadratmeter Gebäudemietfläche, Gebäudemietfläche pro Beschäftigter oder Beschäftigtem, jährliche Heizkosten pro Quadratmeter Gebäudemietfläche, Mietvertragslaufzeit.“

Zur Erfüllung dieser Verpflichtung sowie zur Unterstützung der Liegenschafts­verwaltung in der Justiz sind für jede Dienststelle, für die ein eigener Mietvertrag besteht und die selbst Miete zahlt, die Daten der mietrelevanten Liegenschaften in der LiDa aktuell zu halten. Da die eingepflegten Daten die Grundlage für die künftigen Haushalts­aufstellungen und die Haushaltsbudgetierung bilden, sind insbesondere Änderungen der Miet- und Nebenkostenhöhe möglichst kurzfristig, spätestens zum Stichtag 01.11. eines Jahres zu erfassen und die mietrelevanten Dokumente in der LiDa hochzuladen; auch die Mitarbeiterzahlen sind zu diesem Stichtag zu aktu­alisieren.

Das Ministerium der Justiz, die Mittelbehörden und die Ortsbehörden erhalten hinsicht­lich der Daten des jeweiligen Bezirks Einsichts- und Auswertungsrechte. Die Erfas­sung und Änderung von Daten ist nur auf Ebene der Ortsbehörde möglich. Bei Liegen­schaften mit mehreren nutzenden Behörden (z. B. einem Justizzentrum) werden die Daten nur von der hausverwaltenden Dienststelle für die gesamte Liegenschaft erfasst, sofern nicht für die anderen nutzenden Dienststellen ein eigener Mietvertrag besteht und diese ihre Miete selbst zahlen.

Neben der Verwendung der Liegenschaftsdaten aufgrund des Grundsatzentscheids kann durch den Einsatz der LiDa das Haushaltsaufstellungsverfahren im Bereich der Mieten (Gruppe 518) und des Gebäudemanagements (Gruppe 517) vereinfacht werden, da die Aufstellung und Verteilung bedarfsgerecht anhand der in die LiDa einge­pflegten Daten erfolgen kann. Außerdem kann durch die Bereithaltung der aktuellen Mietdaten/-dokumente auf bestimmte Berichtspflichten verzichtet werden. Beispiels­weise brauchen Ablichtungen von neu geschlossenen Mietverträgen grund­sätzlich nicht mehr auf dem Berichtswege an das Ministerium der Justiz übersandt werden.

Die Liegenschaftsdatenbank kann über folgenden Link aufgerufen werden:

https://lv.liegenschaftsdatenbank-jm.nrw.de/LiDaNRWeb

Folgendes ist zu beachten:

• Bei der Kurzbezeichnung ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten, also z. B. AG Werl, StA Kleve, VG Köln, FG Münster, ArbG Rheine, SG Detmold, FHR NRW.
• Das Kennwort ist nach der ersten Anmeldung aus Sicherheitsgründen zu ändern. Da es sich um ein einheitliches Kennwort für die Dienststelle (kein personen­bezogener Account) handelt, ist in geeigneter Weise sicherzustellen, dass auch das geänderte Kennwort den zur Nutzung der LiDa zuständigen Personen (einschließlich Vertretung) bekannt ist.
• Bei Problemen mit der Anmeldung können auf der Anmeldemaske der LiDa über
  den Menüpunkt „Info“ die Kontaktdaten der technischen Ansprechpartner bei IT.NRW abgerufen und über „Zugangsdaten vergessen“ ein neues Kennwort ange­fordert werden.

Erläuterungen zur Erfassung und Bearbeitung der Liegenschaftsdaten können in der LiDa unter dem Menüpunkt „Info“ / „Hilfe“ aufgerufen werden.

 

11. Barrierefreiheit

11.1 Ausgangssituation

Am 28.04.2023 ist der „Leitfaden zum barrierefreien Bauen in den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen“ in Kraft getreten. Der Leit­faden hat die bis dahin bekannt gegebene „Bebilderte Darstellung zur Vermeidung von Ausführungsfehlern bei der Errichtung von Gerichten und Staatsanwaltschaften“ abgelöst. Kapitel III des Leitfadens regelt für Bauvorhaben den Anwendungsbereich differenziert nach Neubauvorhaben, Erweiterungsbauten und Anpassungen im Bestand. Der Leitfaden ist den projektspezifischen Planungsunterlagen beizufügen.

Die Beteiligung der zuständigen richterlichen und nicht-richterlichen Schwerbe­hinderten­vertretungen wird in Kapitel IV des Leitfadens geregelt. Demnach sind diese rechtzeitig und umfassend einzubinden. Der Leitfaden definiert die Einbindung als rechtzeitig nur dann, wenn gewährleistet ist, dass Vorschläge der Schwerbehinderten­vertretungen in die Gesamtplanung einfließen können. Spätestens sind sie in jedem Fall mit der Einbindung der Personalvertretungen zu beteiligen. Bei Neubauvorhaben wird die jeweilige Hauptschwerbehindertenvertretung durch das Ministerium der Justiz rechtzeitig informiert.

Ergänzt werden diese Vorgaben durch die „Richtlinie zur Durchführung der Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen (SGB IX) im öffent­lichen Dienst im Land Nordrhein-Westfalen (Richtlinie SGB IX)“. Nach Ziffer 9.1.ist die Schwerbehindertenvertretung bei der Planung von Baumaßnahmen und im Prozess von Anmietungsvorhaben so rechtzeitig zu hören, dass ihre Vorschläge in die Gesamtplanung mit einbezogen und umgesetzt werden können.

Zudem enthält auch die „Gemeinsame Rahmenvereinbarung zur Inklusion schwer­behinderter Menschen in die Dienststellen der Justiz und des Justizvollzugs des Landes Nordrhein-Westfalen gemäß § 166 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch - (SGB IX) vom 21. Dezember 2023“ in den Ziffern 6.a.-c. Regelungen zur Barrierefreiheit.

 

11.2 Haushaltsmittel

Aufgrund des in den letzten Jahren entstandenen Sanierungsstaus in den Gebäuden der Gerichte und Staatsanwaltschaften ist bei Titel 711 00 derzeit lediglich im Kapitel der Ordentlichen Gerichtsbarkeit ein Teilbetrag zur Umsetzung von barrierefreien Bau­maß­nahmen vorgesehen. Für bauliche Maßnahmen zur barrierefreien Ertüchtigung von Gebäuden sind Haushaltsmittel daher frühzeitig im Rahmen der Mittel­konkre­tisierung bzw. der Finanzplanung anzumelden. Es sollte dabei beachtet werden, dass sich die barrierefreie Ertüchtigung in der Gesamtbetrachtung nicht auf ein Gebäude einer Dienststelle beschränkt.

 

12. Inkrafttreten

Diese RV tritt am 01.11.2024 in Kraft.