Justizverwaltungsvorschriften
Gestaltung des Schriftverkehrs
RV d. JM vom 25. Juni 2026 (1410 - I. 91)
Vorbemerkungen
Diese Richtlinien gelten für den gesamten im Justizbereich des Landes anfallenden Schriftverkehr. Für den Schriftverkehr in Rechtssachen sind darüber hinaus die besonderen Vorschriften in § 9 der AV d. JM „Geschäftsordnung“ vom 10. Mai 2000 (1463 - I D. 4) - JMBl. NRW S. 133 - in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Die äußere Form gerichtlicher Entscheidungen in Rechtssachen (Urteile, Beschlüsse) richtet sich (nur) nach Abschnitt 1.1. Dienststellen im Sinne der nachstehenden Vorschriften sind Gerichte, Behörden und sonstige Justizeinrichtungen.
1. Äußere Form des Schriftguts
1.1
Die Gestaltung des Schriftverkehrs richtet sich nach dem von der Landesregierung am 23. September 2025 beschlossenen Nordrhein-Westfalen-Design. Für das gesamte Schriftgut wird grundsätzlich die Schrifttype „Open Sans“ in der Schriftgröße 12 pt verwendet. Im Übrigen sind die „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ – DIN 5008 – in der jeweils neuesten Ausgabe zu beachten. Die Norm 5008 kann als Taschenbuchausgabe von der DIN Media GmbH, 10772 Berlin, bezogen werden.
Bei gerichtlichen Entscheidungen in Rechtssachen ist ausschließlich das offizielle staatliche Landeswappen des Landes Nordrhein-Westfalen für hoheitliche Anwendungen nach dem Muster 1 zur Verordnung über die Führung des Landeswappens vom 16. Mai 1956 (GV. NRW. S. 163, ber. S. 177) in der jeweils geltenden Fassung zu verwenden, das auf der ersten Seite der Entscheidung oben mittig auszubringen ist. Darunter ist das erkennende Gericht zu setzen.
1.2
1.2.1
Die Schreiben enthalten auf der ersten Seite im oberen Bereich links neben dem Landeswappen den Absender, darunter beginnend mit dem linken Seitenrand die Postanschrift der absendenden Dienststelle. Die Bezeichnung des Absenders (z. B. „Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen“) erfolgt zweizeilig im Fettdruck und in der Schriftgröße 10,5 pt, die Postanschrift der absendenden Dienststelle in der Schriftgröße 8 pt (Normalschrift).
1.2.2
Unter diesen Kopfangaben folgt links in der Anschriftenzone des Anschriftenfeldes die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers, beginnend mit der ersten von maximal 6 Zeilen. Vorausverfügungen (z. B. „Nicht nachsenden!“), Produktbezeichnungen (z. B. „Einschreiben“) und elektronische Freimachungsvermerke sowie Vermerke wie „Persönlich“ oder „Vertraulich“ sind unmittelbar über die Anschrift in die Zusatz- und Vermerkzone des Anschriftenfeldes (maximal 3 Zeilen) zu setzen. Soll auf die Eigenschaft als „elektronische Post“ besonders hingewiesen werden, empfiehlt sich ein entsprechender Zusatz in der Zusatz- und Vermerkzone. Im gesamten Anschriftenfeld werden keine Leerzeilen verwendet; der Zeilenabstand ist einzeilig. Bei Bedarf kann eine kleinere Schriftgröße gewählt werden, jedoch nicht unter 8 pt.
1.2.3
Auf die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers folgen ggf. eine kurze Kennzeichnung des Gegenstandes (der Betreff), die Bezeichnung des veranlassenden Schriftstücks oder des sonst veranlassenden Vorgangs (der Bezug) sowie ggf. Angaben über die Anlagen.
Der Betreff ist durch Fettdruck auszuführen; darunter kann – in Normalschrift – die nähere Bezeichnung des Vorgangs gesetzt werden. Davon abgesetzt wird ebenfalls in Normalschrift der Bezug aufgeführt. Im Bezug ist – soweit möglich – die Geschäftsnummer der Empfängerin oder des Empfängers anzugeben. Im Falle beigefügter Anlagen ist die Leitangabe „Anlage“ bzw. „Anlagen“ in Fettdruck – ohne Doppelpunkt – anzufügen; die Bezeichnung der Anlage(n) ist in Normalschrift darunter zu setzen. Werden nur eine oder wenige Anlage(n) beigefügt oder werden diese im nachfolgenden Schriftstück eindeutig bezeichnet, ist auch die bloße Angabe der Anzahl der Anlagen ausreichend.
1.2.4
In der rechten Marginalspalte der ersten Seite folgt unter dem Landeswappen das Datum in der Reihenfolge Tag-Monat-Jahr in alphanumerischer Schreibung. Der Monat kann dabei sowohl in Buchstaben als auch in Ziffern geschrieben werden. Darunter folgen die Seitenangaben, das Aktenzeichen mit der Bitte, dieses bei allen Schreiben anzugeben, sowie nach Möglichkeit auch der Name (ggf. unter Beistellung der Amtsbezeichnung) und die Durchwahlnummer der zuständigen Sachbearbeiterin oder des zuständigen Sachbearbeiters. Im unteren Teil der Marginalspalte sind die Hausanschrift, die Telefonnummer (mit Ortsnetzkennzahl) und gegebenenfalls auch die Anschlussnummern der weiteren Telekommunikationseinrichtungen (z. B. Telefax) der absendenden Dienststelle anzugeben. In Justizverwaltungssachen kann im unteren Teil der Marginalspalte zudem das Verwaltungspostfach (verwaltung@Behördenkürzel-Ort.nrw.de) angegeben werden. Darunter sollen nach Möglichkeit Hinweise auf die Erreichbarkeit der absendenden Dienststelle mit öffentlichen Verkehrsmitteln gegeben werden. Bei Bedarf können weitere Angaben (z. B. Sprechzeiten, Kontoverbindungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) gemacht werden. An der Position der Absenderinformationen kann auch ein QR-Code platziert werden. Der untere Teil der Marginalspalte ist durch die im Nordrhein-Westfalen-Design beschriebenen Akzente hervorzuheben. Alle Angaben in der rechten Spalte erfolgen in der Schriftgröße 8 pt und in einem Zeilenabstand von 12 pt. Für die Geschäftsnummer (Aktenzeichen) ist auch eine größere Schrift und/oder Fettdruck möglich.
Folgeseiten enthalten in der rechten Marginalspalte das Landeswappen, Datum und Seitenangabe sowie links neben dem Landeswappen den Absender. Soweit technische Probleme bei Erstellung des Kopfbogens/Briefkopfs die Datumswiederholung ab der zweiten Seite nicht zulassen, kann die Datumswiederholung ausnahmsweise unterbleiben.
1.2.5
Bei Formulartexten (z. B. Rechtsmittelbelehrungen) kann anstelle von 12 pt auch eine kleinere Schriftgröße gewählt werden. Die Textgestaltung kann auch im Blocksatz erfolgen. Der Zeilenabstand des Fließtextes beträgt grundsätzlich 1,0.
1.2.6
Ein Musterschreiben mit weiteren Vorgaben zu den Folgeseiten ist als Anlage beigefügt. Die Ideal-Vermaßung der Schriftstücke ergibt sich aus dem Musterbriefbogen im PDF-Format zum Nordrhein-Westfalen-Design. Soweit im Einzelfall aus technischen Gründen eine hiervon abweichende Vermaßung erforderlich ist, kann von den Vorgaben zum Nordrhein-Westfalen-Design geringfügig abgewichen werden.
1.3
Bei Schreiben an Dienststellen, deren Bezeichnung mit der Amtsbezeichnung ihrer Leitung übereinstimmt, entfällt in der Anschrift das Wort „Herr“ oder „Frau“, es sei denn, dass das Schriftstück an die Dienststellenleiterin bzw. den Dienststellenleiter persönlich gerichtet ist. Mit Ausnahme dieses Falles sind im Schriftverkehr der Dienststellen untereinander auch Anrede und Grußformel wegzulassen.
1.4
Schreiben an Privatpersonen sind grundsätzlich, an nicht staatliche Institutionen (z. B. Unternehmen und Verbände, Gewerkschaften, Banken, Versicherungen, Vereine) nach Möglichkeit mit einer Anrede einzuleiten und mit einer Grußformel abzuschließen. Dies gilt auch für den Schriftverkehr mit Justizbediensteten. Bei der Erstellung von Rechnungen kann auf Anrede und Grußformel verzichtet werden.
1.5
1.5.1
In Rechtssachen kann von den vorstehenden ergänzenden Hinweisen insoweit abgewichen werden, als Vordrucke oder eine IT-gestützte Erstellung des Kopfbogens/Briefkopfs eine andere Gestaltung erforderlich machen. Ferner gelten die technisch bedingten Ausnahmeregelungen nach dem Erlass vom 3. Juli 2001 (1410 - I D. 91) fort. In Rechtssachen kann darüber hinaus auf allen Folgeseiten von der rechten Marginalspalte und den dort vorgesehenen Angaben nebst Absenderangabe und Wappen abgesehen werden. Ggf. entfällt auf der ersten Seite die Seitenangabe.
1.5.2
In Justizverwaltungssachen ist ein Abweichen von den Vorgaben des Nordrhein-Westfalen-Designs grundsätzlich nicht zugelassen. Soweit besondere Fachanwendungen bzw. Systemlösungen, die zur Erledigung von Justizverwaltungsgeschäften eingesetzt werden, eine hiervon abweichende Gestaltung bedürfen, ist diese im Einzelfall durch das für Justiz zuständige Ministerium zu billigen.
1.5.3
Die Schreiben in Rechts- und Verwaltungssachen enthalten in der Fußzeile der ersten Seite in Schriftgröße 8 pt die Datenschutzhinweise
„Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Rechtssachen durch die Justiz in Nordrhein-Westfalen finden Sie unter
www.justiz.nrw/datenschutz/rechtssachen.“
beziehungsweise
„Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Angelegenheiten der Justizverwaltung finden Sie unter
www.justiz.nrw/Service/datenschutz/verwaltungssachen.“
2. Schriftverkehr mit übergeordneten Dienststellen in Justizverwaltungssachen
2.1
2.1.1
Im Schriftverkehr mit übergeordneten Dienststellen ist grundsätzlich der Dienstweg einzuhalten, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
2.1.2
In Eilfällen darf ausnahmsweise von der Einhaltung des Dienstwegs abgesehen werden, wenn zu besorgen ist, dass die Angelegenheit sonst nicht rechtzeitig bearbeitet werden kann. In diesen Fällen sind die Umstände, auf die sich eine solche Besorgnis gründet, kurz darzustellen und die Zwischeninstanzen durch Übersendung von Abschriften oder in sonst geeigneter Weise zu unterrichten.
2.2
Berichte sollen so abgefasst sein, dass die Entscheidung durch die zuständige Stelle erleichtert wird. Hierzu gehört eine gedrängte, aber erschöpfende Stellungnahme, ggf. mit einem bestimmten Antrag oder Vorschlag. Der Antrag (Vorschlag) soll durch Einrücken hervorgehoben und möglichst an den Anfang oder den Schluss des Berichts gesetzt werden. Er soll so gefasst sein, dass er in geeigneten Fällen durch eine nur die Genehmigung oder die Ermächtigung aussprechende Verfügung vollständig erledigt werden kann.
2.3
Will eine zum Bericht aufgeforderte Justizbehörde sich der Auffassung anschließen, die in dem Bericht einer ihrer nachgeordneten Dienststellen dargelegt ist, so kann sie in geeigneten Fällen an Stelle eines eigenen Berichts den Bericht der nachgeordneten Dienststelle vorlegen. Die Vorlage geschieht durch einen gesonderten Begleitbericht oder durch einen auf den weiterzuleitenden Bericht zu setzenden Randbericht, in dem etwaige in dem Bericht der nachgeordneten Dienststelle nicht oder nicht ausreichend behandelte Fragen ergänzend zu erörtern sind. Die Form eines Randberichts soll gewählt werden, wenn die ergänzende Stellungnahme nur geringen Umfang hat.
2.4
2.4.1
Berichte nachgeordneter an übergeordnete Dienststellen sind mit einem Sichtvermerk weiterzuleiten, wenn der Inhalt des Berichts keine Stellungnahme erforderlich macht. Ist eine Stellungnahme erforderlich oder angebracht, so ist der Bericht mit einem diese Stellungnahme enthaltenden Begleitbericht oder Randbericht (vgl. Abschnitt 2.3) vorzulegen.
2.4.2
Dem Sichtvermerk oder dem Randbericht ist die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers voranzustellen, wenn diese auf dem weiterzuleitenden Bericht nicht oder nicht ausreichend angegeben ist. Der Sichtvermerk oder der Randbericht muss datiert sein; er muss außerdem die Geschäftsnummer und die Bezeichnung der weiterleitenden Dienststelle enthalten. Weitere nach Abschnitt 1 vorgesehene Angaben brauchen nur eingesetzt zu werden, wenn und soweit dies nach Lage des Einzelfalls angezeigt erscheint.
2.5
Haben die Präsidentin / der Präsident eines Gerichts der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Leiterin / der Leiter der an demselben Ort bestehenden Staatsanwaltschaft in der gleichen Angelegenheit zu berichten, so soll ein gemeinsamer Bericht erstattet werden, sofern dies zweckmäßig ist. In diesen Fällen ist dem Bericht ein Zweitstück beizufügen.
3. Elektronischer Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen
Für den behördenübergreifenden Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen innerhalb des Landes gilt im Übrigen die RV d. JM „Elektronischer Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen“ vom 21. Oktober 2022 (1422 - I. 2) in der jeweils geltenden Fassung.
4. Sonstiges
4.1
Für den Schriftverkehr mit den obersten Bundes- und Landesbehörden gelten zusätzlich die besonderen Bestimmungen der AV d. JM „Verkehr der Justizbehörden mit den obersten Bundes- und Landesbehörden“ vom 12. Juli 2002 (1412 - I D. 14) - JMBl. NRW S. 189 - in der jeweils geltenden Fassung.
4.2
Berichte in Petitionsangelegenheiten müssen zur Weiterleitung an den Landtag geeignet und aus sich heraus verständlich sein. Sie dürfen keine Verweisungen auf Akten und Vorgänge enthalten, weil diese dem Landtag nicht vorgelegt werden. Deswegen sind Blattzahlen, die auf Akten und Vorgänge verweisen, nur in die Berichtsexemplare aufzunehmen, die für die übergeordneten Dienststellen bestimmt sind. In dem zur Weiterleitung an den Landtag bestimmten Berichtsexemplar unterbleiben auch die Bezugnahme auf die den Bericht veranlassenden Anordnungen übergeordneter Dienststellen sowie die Angabe etwaiger Anlagen, der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und des Aktenzeichens.
4.3
Wegen der Abfassung von Besetzungsberichten wird auf Abschnitt 4 der Stellenbesetzungs-AV d. JM vom 27. November 2020 (2010 - Z. 41) - JMBl. NRW S. 308 - in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.
5. Außerkrafttreten
Die RV d. JM „Gestaltung des Schriftverkehrs“ vom 6. November 2008 (1410 - I. 91) in der Fassung vom 21. Juni 2018 tritt am 1. August 2026 außer Kraft.
6. Inkrafttreten, Übergangsregelungen
Diese RV tritt am 1. August 2026 in Kraft. Die Umstellung auf das neue Nordrhein-Westfalen-Design erfolgt grundsätzlich bis zum 31. Oktober 2026. Bei Schreibwerk auf Basis von IT-Fachverfahren ist die Umstellung – soweit nicht ohnehin Ausnahmeregelungen zum Tragen kommen – bei anstehenden anderen Änderungen mit vorzunehmen.