Justizverwaltungsvorschriften

Einrichtung

In der Justizvollzugsanstalt Castrop-Rauxel wird die

Zentralstelle für das Beschaffungswesen im Justizvollzug

eingerichtet.

Zielsetzung

Auf Grund einer Empfehlung des Landesrechnungshofs und eines Beschlusses des Ausschusses für Haushaltskontrolle und Rechnungsprüfung des Landtags sind die Ressorts nach den Vorgaben zur Beschaffungsorganisation im landeseinheitlich verbindlichen Vergabehandbuch (VHB-VOL) verpflichtet, die Aufgabe der Beschaffung bei leistungsfähigen Verwaltungsstellen zu konzentrieren (Vergabestellen für konzentrierte Beschaffungen) und dazu die Waren- und Leistungsgruppen zu bestimmen, die einer konzentrierten Beschaffung unterliegen. Durch diese Konzentration im Beschaffungswesen werden ein wirtschaftlicher  Einkauf von Waren und Leistungen sichergestellt und eine Parallelbeschaffung gleicher Bedarfsgüter durch mehrere Dienststellen vermieden.

Die Einrichtung der Zentralstelle dient der Umsetzung dieser Vorgaben und Ziele im Bereich des Justizvollzugs. Sie stellt sicher, dass neben dem notwendigen vollzugsspezifischen Produktwissen das komplexe vergaberechtliche Fachwissen an einer dafür geeigneten Dienststelle gebündelt wird.

Aufgaben

Der Zentralstelle obliegen folgende Aufgaben:

3.1
Beschaffung von Maschinen, Geräten, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen sowie Leistungen für allgemeine Verwaltungsbereiche und von vollzugsspezifischen Waren und Leistungen im Wege von Einmallieferungs- und Leistungsverträgen oder ein- bzw. mehrjährigen Bezugs- oder Ratenleistungsverträgen nach Maßgabe der RV d. JM vom 11.04.2003 nebst Anlage (5400 - I. 52) in der jeweils gültigen Fassung.

Hierzu gehören die Bedarfsermittlung sowie die Vorbereitung und die unter ausschließlicher Verantwortung als Vergabestelle stehende (Kapitel 4.1 Ziffer 2 des VHB-VOL) (Fn 1) Durchführung von Vergabeverfahren einschließlich Überwachung der Einhaltung der abgeschlossenen Verträge durch die Auftragnehmer und die Bedarfsstellen.

Bei allen Beschaffungsmaßnahmen sind neben den einschlägigen haushaltsrechtlichen Vorschriften die vergaberechtlichen Bestimmungen, bei Vergaben nach der VOL insbesondere die im VHB-VOL enthaltenen Regelungen, Vorschriften, Vordrucke und Ablaufdiagramme, zu beachten und anzuwenden.

Zur Durchführung von Vergabeverfahren registriert sich die Zentralstelle als Vergabestelle auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW (www.evergabe.nrw.de) und nutzt diesen zur Veröffentlichung von Vergabeverfahren sowie - in jeweils eigener Entscheidung - ggf. zusätzlich zur Bewerber-/Bieterkommunikation.

Darüber hinaus nutzt die Zentralstelle die Informationsmöglichkeiten des Internetportals des Landes NRW zum öffentlichen Auftragswesen (www.vergabe.nrw.de) einschließlich der darin angebotenen Newsletterfunktion.

3.2
Beratung der Justizvollzugseinrichtungen bei deren dezentralen Vergaben

3.3
administrative Tätigkeiten im Beschaffungswesen für den gesamten Justizvollzug, insbesondere

3.3.1
die Bearbeitung von Grundsatz- und Einzelangelegenheiten des Vergaberechts

3.3.2
die Erstellung von Berichten

3.3.3
die Information der Justizvollzugseinrichtungen über beschaffungsrelevante Sachverhalte

3.3.4
die Erhebungen und Meldungen zu Statistiken im Beschaffungswesen, insbesondere zur kalenderjährlichen justizinternen Vergabestatistik sowie zur kalenderjährlichen EU-Vergabestatistik

3.3.5
Maßnahmen im Zusammenhang mit der Verwertung entbehrlicher Maschinen, Geräte, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenstände auf der Grundlage der RV d. JM vom 17.08.2004 (5400 - I. 51) in der jeweils gültigen Fassung

3.3.6
Bedarfsermittlung und -meldung bzgl. derjenigen Waren- und Leistungsgruppen, die nach Maßgabe der RV d. JM vom 11.04.2003 nebst Anlage (5400 - I. 52) in der jeweils gültigen Fassung für den Bedarf der Justizvollzugseinrichtungen durch Vergabestellen außerhalb des Justizvollzugs konzentriert beschafft werden (ohne Lieferungen und Leistungen der Informationstechnik - IT -)

Organisation

Die Zentralstelle ist der Leiterin oder dem Leiter der Justizvollzugsanstalt Castrop-Rauxel unmittelbar unterstellt. Sie oder er ist Dienstvorgesetzte oder Dienstvorgesetzter der in der Zentralstelle eingesetzten Bediensteten und Beschäftigten.

Näheres regelt der Organisations- und Geschäftsverteilungsplan der Justizvollzugsanstalt.

Die Bediensteten und Beschäftigten der Zentralstelle führen im Schriftverkehr die Bezeichnung „Die Leiterin/Der Leiter der Justizvollzugsanstalt Castrop-Rauxel, Zentralstelle für das Beschaffungswesen im Justizvollzug“.

Die Dienst- und Fachaufsicht obliegt dem Justizministerium.

Personal

Die in der Zentralstelle eingesetzten Bediensteten und Beschäftigten sind im notwendigen Umfang für ihre Tätigkeit zu schulen und bedarfsgerecht fortzubilden.

Sie dürfen nicht zugleich mit Aufgaben des Beauftragten für den Haushalt (§ 9 LHO, VV Nr. 1.4 zu § 55 LHO) betraut werden.

Die Vorgaben zur Personalrotation in § 21 KorruptionsbG sind zu beachten.

Beteiligung

Bei den von ihr durchzuführenden Beschaffungsmaßnahmen hat die Zentralstelle Beteiligungserfordernisse, die in der Anlage zur RV d. JM vom 11.04.2003 (5400 - I. 52) in der jeweils gültigen Fassung bei einzelnen Waren-  und Leistungsgruppen in der Spalte "Bemerkungen" ausgewiesen sind, zu beachten.

Im übrigen beteiligt die Zentralstelle die Justizvollzugseinrichtungen bei der Bearbeitung von Grundsatz- und, soweit im Sinne kollegialer Zusammenarbeit geboten, von Einzelangelegenheiten, insbesondere vor Einleitung von Vergabeverfahren bei Bedarfsfeststellungen, aber auch bei der Vorbereitung von Beschaffungsmaßnahmen (z. B. Erstellung von Leistungsbeschreibungen) und bei deren Durchführung. Das Justizministerium ist im gebotenen Umfang zu beteiligen.

Die Beteiligung erfolgt schriftlich, fernmündlich oder im Rahmen von regelmäßigen und anlassbezogenen Dienstbesprechungen.

In-Kraft-Treten

Diese AV tritt am 1. Januar 2008 in Kraft.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch AV des JM vom 10. Januar 2011 mit Wirkung zum 15. Januar 2011