Justizverwaltungsvorschriften

Vorbemerkungen

Diese Richtlinien gelten für den gesamten im Justizbereich des Landes anfallenden Schriftverkehr. Für den Schriftverkehr in Rechtssachen sind darüber hinaus die besonderen Vorschriften in § 8 der Geschäftsordnung für die Gerichte und Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen (Geschäftsordnung - GO) zu beachten. Die äußere Form gerichtlicher Entscheidungen in Rechtssachen (Urteile, Beschlüsse) richtet sich (nur) nach Abschnitt I. Nr. 1. Dienststellen im Sinne der nachstehenden Vorschriften sind Gerichte, Behörden und sonstige Justizeinrichtungen.

I. Äußere Form des Schriftguts

1.
Die Gestaltung des Schriftverkehrs richtet sich nach dem von der Landesregierung am 27. März 2007 beschlossenen Nordrhein-Westfalen-Design. Für das gesamte Schriftgut wird grundsätzlich die Schrifttype "Arial (12 pt)" verwendet. Im übrigen sind die "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" - DIN 5008 - in der jeweils neuesten Ausgabe zu beachten. Die Norm 5008 kann als Taschenbuchausgabe von der Beuth Verlag GmbH, 10787 Berlin, bezogen werden.

Bei gerichtlichen Entscheidungen in Rechtssachen ist ausschließlich das offizielle staatliche Landeswappen des Landes Nordrhein-Westfalen für hoheitliche Anwendungen nach dem Muster 1 zur Verordnung über die Führung des Landeswappens vom 16. Mai 1956 (GV.NW. vom 21. März 1953) zu verwenden, das auf der ersten Seite der Entscheidung oben mittig auszubringen ist. Darunter ist das erkennende Gericht zu setzen.

2.
Ergänzende Hinweise

2.1
Die Schreiben enthalten auf der ersten Seite im oberen Bereich links neben dem Landeswappen den Absender, darunter beginnend mit dem linken Seitenrand die Postanschrift der absendenden Dienststelle. Die Bezeichnung des Absenders (z.B. "Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen") erfolgt einzeilig im Fettdruck in der Schriftgröße 10 pt, die Postanschrift der absendenden Dienststelle in der Schriftgröße 8 pt (Normalschrift).

2.2
Unter diesen Kopfangaben folgt links in der Anschriftzone des Anschriftfeldes die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers, beginnend mit der ersten von maximal 6 Zeilen. Vorausverfügungen (z.B. "Nicht nachsenden!"), Produktbezeichnungen (z.B. "Einschreiben") und elektronische Freimachungsvermerke (z.B. über "Stampit") sowie Vermerke wie "Persönlich" oder "Vertraulich" sind unmittelbar über die Anschrift in die Zusatz- und Vermerkzone des Anschriftfeldes (maximal 3 Zeilen) zu setzen. Soll auf die Eigenschaft als "elektronische Post" besonders hingewiesen werden, empfiehlt sich ein entsprechender Zusatz in der Zusatz- und Vermerkzone. Im gesamten Anschriftfeld werden keine Leerzeilen verwendet; der Zeilenabstand ist einzeilig. Bei Bedarf kann eine kleinere Schriftgröße gewählt werden, jedoch nicht unter 8 pt.

2.3
Auf die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers folgen ggf. eine kurze Kennzeichnung des Gegenstandes (der Betreff), die Bezeichnung des veranlassenden Schriftstücks oder des sonst veranlassenden Vorgangs (der Bezug) sowie ggf. Angaben über die Anlagen.

Der Betreff ist durch Fettdruck auszuführen; darunter kann - in Normalschrift - die nähere Bezeichnung des Vorgangs gesetzt werden. Davon abgesetzt wird ebenfalls in Normalschrift der Bezug aufgeführt. Im Bezug ist - soweit möglich - die Geschäftsnummer der Empfängerin oder des Empfängers anzugeben. Im Falle beigefügter Anlagen ist die Leitangabe "Anlage" bzw. "Anlagen" in Fettdruck - ohne Doppelpunkt - anzufügen; die Bezeichnung der Anlage(n) ist in Normalschrift darunter zu setzen. Wird nur eine oder wenige Anlage(n) beigefügt oder werden diese im nachfolgenden Schriftstück eindeutig bezeichnet, ist auch die bloße Angabe der Anzahl der Anlagen ausreichend.

2.4
In der rechten Marginalspalte der ersten Seite folgt unter dem Landeswappen das Datum in der Reihenfolge Tag-Monat-Jahr in alphanumerischer Schreibung. Der Monat kann dabei sowohl in Buchstaben als auch in Ziffern geschrieben werden. Darunter folgen die Seitenangaben, das Aktenzeichen mit der Bitte, dieses bei allen Schreiben anzugeben, sowie nach Möglichkeit auch der Name (ggf. unter Beistellung der Amtsbezeichnung) und die Durchwahlnummer der zuständigen Sachbearbeiterin oder des zuständigen Sachbearbeiters. (Fn 2) Im unteren Teil der Marginalspalte sind die Hausanschrift, die Telefonnummer (mit Ortsnetzkennzahl) und gegebenenfalls auch die Anschlussnummern der weiteren Telekommunikationseinrichtungen (z.B. Telefax) der absendenden Dienststelle anzugeben. In Justizverwaltungssachen kann im unteren Teil der Marginalspalte zudem das Verwaltungspostfach (verwaltung@Behördenkürzel-Ort.nrw.de) angegeben werden. Darunter sollen nach Möglichkeit Hinweise auf die Erreichbarkeit der absendenden Dienststelle mit öffentlichen Verkehrsmitteln gegeben werden. Bei Bedarf können weitere Angaben (z.B. Sprechzeiten, Kontoverbindungen) gemacht werden. Alle Angaben in der rechten Spalte erfolgen in der Schriftgröße 8 pt und in einem Zeilenabstand von 12 pt. Für die Geschäftsnummer (Aktenzeichen) ist auch eine größere Schrift und/ oder Fettdruck möglich.

Folgeseiten enthalten in der rechten Marginalspalte das Landeswappen, Datum und Seitenangabe sowie links neben dem Landeswappen den Absender. Soweit technische Probleme bei Erstellung des Kopfbogens/Briefkopfs die Datumswiederholung ab der zweiten Seite nicht zulassen, kann die Datumswiederholung ausnahmsweise unterbleiben.

2.5
Bei Formulartexten (z. B. Rechtsmittelbelehrungen) kann anstelle von 12 pt auch eine kleinere Schriftgröße gewählt werden. Die Textgestaltung kann auch im Blocksatz erfolgen. Der Zeilenabstand des Fließtextes beträgt grundsätzlich 16 pt.

2.6
Ein Musterschreiben mit weiteren Vorgaben zu den Folgeseiten ist als Anlage beigefügt. Die Ideal-Vermaßung der Schriftstücke ergibt sich aus dem Musterbriefbogen im PDF-Format zum NRW-Design. Soweit im Einzelfall aus technischen Gründen eine hiervon abweichende Vermassung erforderlich ist, kann von den Vorgaben zum NRW-Design geringfügig abgewichen werden.

3.
Bei Schreiben an Dienststellen, deren Bezeichnung mit der Amtsbezeichnung ihrer Leitung übereinstimmt, entfällt in der Anschrift das Wort "Herr" oder "Frau", es sei denn, dass das Schriftstück an die Dienststellenleiterin bzw. den Dienststellenleiter persönlich gerichtet ist. Mit Ausnahme dieses Falles sind im Schriftverkehr der Dienststellen untereinander auch Anrede und Grußformel wegzulassen.

4.
Schreiben an Privatpersonen sind grundsätzlich, an nicht staatliche Institutionen (z.B. Unternehmen und Verbände, Gewerkschaften, Banken, Versicherungen, Vereine) nach Möglichkeit mit einer Anrede einzuleiten und mit einer Grußformel abzuschließen. Dies gilt auch für den Schriftverkehr mit Justizbediensteten.

5.1
In Rechtssachen kann von den vorstehenden ergänzenden Hinweise insoweit abgewichen werden, als Vordrucke oder eine IT-gestützte Erstellung des Kopfbogens/Briefkopfs eine andere Gestaltung erforderlich machen. Ferner gelten die technisch bedingten Ausnahmeregelungen nach dem Erlass vom 3. Juli 2001 (1410 - I D. 91) fort. In Rechtssachen kann darüber hinaus auf allen Folgeseiten von der rechten Marginalspalte und den dort vorgesehenen Angaben nebst Absenderangabe und Wappen abgesehen werden. Ggf. entfällt auf der ersten Seite die Seitenangabe.

5.2
In Justizverwaltungssachen ist ein Abweichen von den Vorgaben des NRW-Designs grundsätzlich nicht zugelassen. Soweit besondere Fachanwendungen bzw. Systemlösungen, die zur Erledigung von Justizverwaltungsgeschäften eingesetzt werden, eine hiervon abweichende Gestaltung bedürfen, ist diese im Einzelfall durch das Justizministerium zu billigen.

II. Schriftverkehr mit übergeordneten Dienststellen in Justizverwaltungssachen

1.1
Im Schriftverkehr mit übergeordneten Dienststellen ist grundsätzlich der Dienstweg einzuhalten, soweit nicht ausdrücklich etwas Anderes bestimmt ist.

1.2
In Eilfällen darf ausnahmsweise von der Einhaltung des Dienstwegs abgesehen werden, wenn zu besorgen ist, dass die Angelegenheit sonst nicht rechtzeitig bearbeitet werden kann. In diesen Fällen sind die Umstände, auf die sich eine solche Besorgnis gründet, kurz darzustellen und die Zwischeninstanzen durch Übersendung von Abschriften oder in sonst geeigneter Weise zu unterrichten.

2.
Berichte sollen so abgefasst sein, dass die Entscheidung durch die zuständige Stelle erleichtert wird. Hierzu gehört eine gedrängte aber erschöpfende Stellungnahme, ggf. mit einem bestimmten Antrag oder Vorschlag. Der Antrag (Vorschlag) soll durch Einrücken hervor gehoben und möglichst an den Anfang oder den Schluss des Berichts gesetzt werden. Er soll so gefasst sein, dass er in geeigneten Fällen durch eine nur die Genehmigung oder die Ermächtigung aussprechende Verfügung vollständig erledigt werden kann.

3.
Will eine zum Bericht aufgeforderte Justizbehörde sich der Auffassung anschließen, die in dem Bericht einer ihrer nachgeordneten Dienststellen dargelegt ist, so kann sie in geeigneten Fällen an Stelle eines eigenen Berichts den Bericht der nachgeordneten Dienststelle vorlegen. Die Vorlage geschieht durch einen besonderen Begleitbericht oder durch einen auf den weiterzuleitenden Bericht zu setzenden Randbericht, in dem etwaige in dem Bericht der nachgeordneten Dienststelle nicht oder nicht ausreichend behandelte Fragen ergänzend zu erörtern sind. Die Form eines Randberichts soll gewählt werden, wenn die ergänzende Stellungnahme nur geringen Umfang hat.

4.1
Berichte nachgeordneter an übergeordnete Dienststellen sind mit einem Sichtvermerk weiterzuleiten, wenn der Inhalt des Berichts keine Stellungnahme erforderlich macht. Ist eine Stellungnahme erforderlich oder angebracht, so ist der Bericht mit einem diese Stellungnahme enthaltenden Begleitbericht oder Randbericht (vgl. Nr. 3) vorzulegen.

4.2
Dem Sichtvermerk oder dem Randbericht ist die Anschrift der Empfängerin oder des Empfängers voranzustellen, wenn diese auf dem weiterzuleitenden Bericht nicht oder nicht ausreichend angegeben ist. Der Sichtvermerk oder der Randbericht muss datiert sein; er muss außerdem die Geschäftsnummer und die Bezeichnung der weiterleitenden Dienststelle enthalten. Weitere nach Abschnitt I vorgesehene Angaben brauchen nur eingesetzt zu werden, wenn und soweit dies nach Lage des Einzelfalls angezeigt erscheint.

5.
Haben die Präsidentin/der Präsident eines Gerichts der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Leiterin/der Leiter der an demselben Ort bestehenden Staatsanwaltschaft in der gleichen Angelegenheit zu berichten, so soll ein gemeinsamer Bericht erstattet werden, sofern dies zweckmäßig ist. In diesen Fällen ist dem Bericht ein Zweitstück beizufügen.

III. Elektronischer Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen

Für den behördenübergreifenden Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen innerhalb des Landes gilt im Übrigen die RV über den elektronischen Schriftverkehr in Justizverwaltungssachen vom 25. März 2002 (1422 - I. 2) in der jeweils gültigen Fassung.

IV. Sonstiges

1.
Für den Schriftverkehr mit dem Bundespräsidenten, den gesetzgebenden Körperschaften des Bundes und der Länder, den obersten Bundesbehörden sowie den obersten Behörden der Länder gelten zusätzlich die besonderen Bestimmungen der AV vom 12. Juli 2002 (1412 - I. 14) in ihrer jeweils geltenden Fassung.

2.
Berichte in Petitionsangelegenheiten müssen zur Weiterleitung an den Landtag geeignet und aus sich heraus verständlich sein. Sie dürfen keine Verweisungen auf Akten und Vorgänge enthalten, weil diese dem Landtag nicht vorgelegt werden. Deswegen sind Blattzahlen, die auf Akten und Vorgänge verweisen, nur in die Berichtsexemplare aufzunehmen, die für die übergeordneten Dienststellen bestimmt sind. In dem zur Weiterleitung an den Landtag bestimmten Berichtsexemplar unterbleiben auch die Bezugnahme auf die den Bericht veranlassenden Anordnungen übergeordneter Dienststellen sowie die Angabe etwaiger Anlagen, der Bearbeiterin bzw. des Bearbeiters und des Aktenzeichens. (Fn 1)

3.
Wegen der Abfassung von Besetzungsberichten wird auf Abschnitt IV. der AV vom 29. September 2006 (2010 - Z. 41) in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

V. In-Kraft-Treten, Übergangsregelungen

Diese RV tritt am 15. Dezember 2008 in Kraft. Die Umstellung auf das neue NRW.Design erfolgt grundsätzlich bis zum 1. Januar 2009. Bei Schreibwerk auf Basis von IT-Fachverfahren ist die Umstellung - soweit nicht ohnehin Ausnahmeregelungen zum Tragen kommen - bei anstehenden anderen Änderungen mit vorzunehmen.

Die RV vom 23. Dezember 2004 (1410 - I. 91) wird aufgehoben.

Fußnoten :

   Fn1: Geändert durch RV d. JM vom 3. Juni 2009 mit Wirkung vom 1. Juli 2009.

   Fn2: Geändert durch RV d. JM vom 21. Juni 2018. Die RV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.