Justizverwaltungsvorschriften

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt E Nr. 1

E. Schlussbestimmungen

1.
Für die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung abgeschlossener Personalakten gelten die für die Justizverwaltung ergänzend zu § 102 g LBG erlassenen besonderen Vorschriften. 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt D

 D. Nebenakten
(Fn 1)
Nebenakten (§ 102 Abs. 2 S. 3 LBG) sind Zweitakten. Sie dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder (Fn 2) den Beamten zuständig sind. Bei den Gerichten, Behörden oder Einrichtungen, bei denen nach Abschnitt A Nr. 2 keine Personalakten zu führen sind, können Nebenakten geführt werden, sofern ihrer Leitung aufgrund der ZustVO JM (Fn 2) Aufgaben der Personalverwaltung obliegen. Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist (§ 102 Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 LBG). Die Anlegung von Nebenakten ist der personalaktenführenden Stelle anzuzeigen. Sie sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht. Die Sätze 3 bis 6 sind für die Führung von Nebenakten über Beschäftigte, die nicht in einem Richter- oder Beamtenverhältnis stehen, sinngemäß anzuwenden.

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt C Nr. 4

C. Teilakten

 
4.
Zu dem Disziplinarheft (Nr. 1. c)) sind die in § 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten (Tilgungsverordnung - Tilg.V) vom 14. Mai 1971 (GV. NW. S. 148/SGV. NW. 20303) genannten Vorgänge zu nehmen. Nrn. 2 und 3 der W zu § 102 b LBG (vgl. 2000 - l B. 260/JW) bleiben unberührt.
Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach der Tilgungsverordnung. Sie obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat eine höhere dienstvorgesetzte Stelle die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet sie die Tilgung an. War ein förmliches Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung der Einleitungsbehörde. Ist hiernach die Zuständigkeit des Justizministeriums gegeben, wird die Tilgung durch die unmittelbar nachgeordnete Dienststelle veranlasst. Im Falle der Versetzung nach Erlass der zu tilgenden Maßnahme führt die oder der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.
 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt C Nr. 3

C. Teilakten

3.
Das Zeugnisheft (Nr. 1. a)) kann vor dem Personalbogen eingeheftet werden. Das Beihilfenheft (Nr. 1. b) ist stets als Teilakte zu führen; und (Fn 1) ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren (§ 102 a Abs. 1 Satz 1 und 2 LBG). Die übrigen Teilakten sind lose in der Akte aufzubewahren. Nach näherer Anordnung der Behördenleitung ist eine getrennte Aufbewahrung zulässig. Bei der Vorlage der Akte an andere Stellen ist § 102 d Abs. 3 LBG zu beachten.
 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug :  Abschnitt C Nr. 1 Buchst. c

C. Teilakten

c)
Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft)

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt C Nr. 1 Buchst. b

C. Teilakten

b)
Beihilfen und Unterstützungen (Beihilfeheft - § 102 a LBG (Fn 1))
 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Einleitungssatz zu Abschnitt C

C. Teilakten

Bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Stelle werden Teilakten geführt (§ 102 Abs. 2 Satz 2 LBG). 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt B. Nr. 4 Satz 2

B. Personalbogen

 
4.
Nach Tilgung eines Vorgangs ist den Personal- und Nebenakten entsprechend der Vorschrift des § 7 Abs. 2 Tilg.V ein neuer Personalbogen vorzuheften.

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt A. Nr. 2 Buchst. h

 h)
(Fn 1) bei den Justizvollzugs- und Jugendarrestanstalten und der Justizvollzugsschule Nordrhein-Westfalen - Josef-Neuberger-Haus - über die dort tätigen Beamtinnen und Beamten, soweit ihre Zuständigkeit für die Ernennung, Entlassung und Versetzung in den Ruhestand nach der ZustVO JM (Fn 2) in der jeweils gültigen Fassung gegeben ist, und über die dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2).
 

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug : Abschnitt A. Nr. 2 Buchst. a

2.
Die Personalakte ist zu führen

a)
bei dem Justizministerium über die Beamtinnen, Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Fn 2) des Ministeriums sowie über die Leiterinnen und Leiter der unter Buchst. b), d), e) und f) (Fn 1) genannten Gerichte, Behörden und Einrichtungen ;

Fassung vor Änderung durch AV d. JM vom 20. Februar 2015

Bezug: Einleitungssatz

In Ausführungen der §§ 4 Abs. l Satz l LRiG, 102 - 102 g LBG wird bestimmt.

Bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Stelle werden Teilakten geführt (§ 102 Abs. 2 Satz 2 LBG).

1.
Teilakten sind zu bilden für

a)
dienstliche Beurteilungen sowie etwaigen Gegenäußerungen, Anträgen auf Änderung, Bescheide und Widerspruchsbescheide und verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft)

b)
Beihilfen und Unterstützungen (Beihilfeheft - § 102 a LBG (Fn 1))

c)
Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft)

d)
- weggefallen - (Fn 2)

e)
(Fn 1) Unterlagen über Erkrankungen einschließlich Wiedereingliederungsmaßnahmen, über die Durchführung einer Kur bzw. Sanatoriumsbehandlung.

(Fn 1)
f)
die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse.

2.
Weitere Teilakten können angelegt werden, sofern hierfür ein Bedürfnis besteht.

3.
Das Zeugnisheft (Nr. 1. a)) kann vor dem Personalbogen eingeheftet werden. Das Beihilfenheft (Nr. 1. b) ist stets als Teilakte zu führen; und (Fn 1) ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren (§ 102 a Abs. 1 Satz 1 und 2 LBG). Die übrigen Teilakten sind lose in der Akte aufzubewahren. Nach näherer Anordnung der Behördenleitung ist eine getrennte Aufbewahrung zulässig. Bei der Vorlage der Akte an andere Stellen ist § 102 d Abs. 3 LBG zu beachten.

4.
Zu dem Disziplinarheft (Nr. 1. c)) sind die in § 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten (Tilgungsverordnung - Tilg.V) vom 14. Mai 1971 (GV. NW. S. 148/SGV. NW. 20303) genannten Vorgänge zu nehmen. Nrn. 2 und 3 der W zu § 102 b LBG (vgl. 2000 - l B. 260/JW) bleiben unberührt.
Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach der Tilgungsverordnung. Sie obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat eine höhere dienstvorgesetzte Stelle die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet sie die Tilgung an. War ein förmliches Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung der Einleitungsbehörde. Ist hiernach die Zuständigkeit des Justizministeriums gegeben, wird die Tilgung durch die unmittelbar nachgeordnete Dienststelle veranlasst. Im Falle der Versetzung nach Erlass der zu tilgenden Maßnahme führt die oder der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.

5.
(Fn 1)


D. Nebenakten
(Fn 1)
Nebenakten (§ 102 Abs. 2 S. 3 LBG) sind Zweitakten. Sie dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind. Bei den Gerichten, Behörden oder Einrichtungen, bei denen nach Abschnitt A Nr. 2 keine Personalakten zu führen sind, können Nebenakten geführt werden, sofern ihrer Leitung aufgrund der Verordnung über richter- und beamtenrechtliche Zuständigkeiten im Geschäftsbereich des Justizministeriums vom 22. Mai 2000 - Zuständigkeitsverordnung -, zuletzt geändert durch Verordnung vom 12. November 2003 (SGV. NRW. 2030), Aufgaben der Personalverwaltung obliegen. Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist (§ 102 Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 LBG). Die Anlegung von Nebenakten ist der personalaktenführenden Stelle anzuzeigen. Sie sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht. Die Sätze 3 bis 6 sind für die Führung von Nebenakten über Beschäftigte, die nicht in einem Richter- oder Beamtenverhältnis stehen, sinngemäß anzuwenden.

Bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Stelle werden Teilakten geführt (§ 102 Abs. 2 Satz 2 LBG).

1.
Teilakten sind zu bilden für

a)
dienstliche Beurteilungen sowie etwaigen Gegenäußerungen, Anträgen auf Änderung, Bescheide und Widerspruchsbescheide und verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft)

b)
Beihilfen und Unterstützungen (Beihilfeheft - § 102 a LBG (Fn 1))

c)
Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft)

d)
gerichtliche Verfahren aus dem Dienstverhältnis (Prozessheft)

e)
(Fn 1) Unterlagen über Erkrankungen einschließlich Wiedereingliederungsmaßnahmen, über die Durchführung einer Kur bzw. Sanatoriumsbehandlung.

(Fn 1)
f)
die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse.

2.
Weitere Teilakten können angelegt werden, sofern hierfür ein Bedürfnis besteht.

3.
Das Zeugnisheft (Nr. 1. a)) kann vor dem Personalbogen eingeheftet werden. Das Beihilfenheft (Nr. 1. b) ist stets als Teilakte zu führen; und (Fn 1) ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren (§ 102 a Abs. 1 Satz 1 und 2 LBG). Die übrigen Teilakten sind lose in der Akte aufzubewahren. Nach näherer Anordnung der Behördenleitung ist eine getrennte Aufbewahrung zulässig. Bei der Vorlage der Akte an andere Stellen ist § 102 d Abs. 3 LBG zu beachten.

4.
Zu dem Disziplinarheft (Nr. 1. c)) sind die in § 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten (Tilgungsverordnung - Tilg.V) vom 14. Mai 1971 (GV. NW. S. 148/SGV. NW. 20303) genannten Vorgänge zu nehmen. Nrn. 2 und 3 der W zu § 102 b LBG (vgl. 2000 - l B. 260/JW) bleiben unberührt.
Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach der Tilgungsverordnung. Sie obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat eine höhere dienstvorgesetzte Stelle die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet sie die Tilgung an. War ein förmliches Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung der Einleitungsbehörde. Ist hiernach die Zuständigkeit des Justizministeriums gegeben, wird die Tilgung durch die unmittelbar nachgeordnete Dienststelle veranlasst. Im Falle der Versetzung nach Erlass der zu tilgenden Maßnahme führt die oder der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.

5.
(Fn 1)


D. Nebenakten
(Fn 1)
Nebenakten (§ 102 Abs. 2 S. 3 LBG) sind Zweitakten. Sie dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind. Bei den Gerichten, Behörden oder Einrichtungen, bei denen nach Abschnitt A Nr. 2 keine Personalakten zu führen sind, können Nebenakten geführt werden, sofern ihrer Leitung aufgrund der Verordnung über richter- und beamtenrechtliche Zuständigkeiten im Geschäftsbereich des Justizministeriums vom 22. Mai 2000 - Zuständigkeitsverordnung -, zuletzt geändert durch Verordnung vom 12. November 2003 (SGV. NRW. 2030), Aufgaben der Personalverwaltung obliegen. Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist (§ 102 Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 LBG). Die Anlegung von Nebenakten ist der personalaktenführenden Stelle anzuzeigen. Sie sind aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht. Die Sätze 3 bis 6 sind für die Führung von Nebenakten über Beschäftigte, die nicht in einem Richter- oder Beamtenverhältnis stehen, sinngemäß anzuwenden.

1.
(Fn 1) Der Personalakte und den Nebenakten (Abschnitt D) ist ein Personalbogen für die Akten über

a)      
eine Richterin oder einen Richter bzw. eine Beamtin oder einen Beamten (Vordruck 188, Anlage 1),

b)      
eine Angestellte oder einen Angestellten bzw. eine Lohnempfängerin oder einen Lohnempfänger, (Vordruck 196, Anlage 2),

c)    
eine Rechtsreferendarin oder einen Rechtsreferendar (Vordruck 188 a, Anlage 3)

mit Lichtbild vorzuheften. Das Lichtbild muss auf der Vorderseite mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme versehen sein.

2.
Die Beschäftigten haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald der oder dem Dienstvorgesetzten im Sinne des § 1 Abs. 1 der Zuständigkeitsverordnung anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere

a) Änderung des Vor- oder Familiennamens
b) Erwerb eines akademischen Grades
c) Wohnungsänderungen
d) Änderungen des Familienstandes
e) Geburts- und Todesfälle von Kindern

3.    
Nach Nr. 2 anzuzeigende Veränderungen sind der personalaktenführenden Stelle sowie den Stellen, die Nebenakten führen, im Bürowege gemäß Vordruck 189 - Mitteilung über Eintragungen im Personalbogen - mitzuteilen.

4.
(Fn 1) Alle Teil- und Nebenakten (Abschnitt D) sind vollständig in den entsprechend bezeichneten Spalten des Personalbogens aufzuführen. Nach Tilgung eines Vorgangs ist den Personal- und Nebenakten entsprechend der Vorschrift des § 7 Abs. 2 Tilg.V ein neuer Personalbogen vorzuheften.

1.
Über jede im Dienst befindliche Person ist eine Personalakte zu führen.

2.
Die Personalakte ist zu führen

a)
bei dem Justizministerium über die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter des Ministeriums sowie über die Leiterinnen und Leiter der unter Buchst. b), d), e) und f) (Fn 1) genannten Gerichte, Behörden und Einrichtungen ;

b)
bei den oberen Landesgerichten, den Generalstaatsanwaltschaften und dem Landesjustizvollzugsamt Nordrhein-Westfalen (Fn 1)

aa)
(Fn 1)über die Richterinnen, Richter, Beamtinnen und Beamten des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde sowie des Bezirks, soweit nicht nach § 2 a der ZustVO JM in der jeweils gültigen Fassung für die Ernennung, Entlassung und Versetzung in den Ruhestand eine andere Zuständigkeit gegeben ist;

bb)
über die Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde;

c)
bei den Oberlandesgerichten über die Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendare;

d)
bei der Fachhochschule für Rechtspflege Nordmein-Westfalen über die Lehrkräfte sowie die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter der Fachhochschule;

e)
(Fn 1) bei dem Ausbildungszentrum der Justiz Nordrhein-Westfalen über die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter des Ausbildungszentrums;

f)
(Fn 1) bei der Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen - Gustav-Heinemann-Haus - über die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter der Akademie;

g)
(Fn 1) bei den Verwaltungsgerichten, Land- und Amtsgerichten, Sozialgerichten, Arbeitsgerichten, Staatsanwaltschaften über die dort tätigen Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter;

h)
(Fn 1) bei den Justizvollzugs- und Jugendarrestanstalten und der Justizvollzugsschule Nordrhein-Westfalen - Josef-Neuberger-Haus - über die dort tätigen Beamtinnen und Beamten, soweit ihre Zuständigkeit für die Ernennung, Entlassung und Versetzung in den Ruhestand nach § 2 a Abs. 2 der ZustVO in der jeweils gültigen Fassung gegeben ist, und über die dort tätigen Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter.

3.
(Fn 1)

1.
Für die Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung abgeschlossener Personalakten gelten die für die Justizverwaltung ergänzend zu § 102 g LBG erlassenen besonderen Vorschriften.

2.
Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. April 2000 in Kraft; zum selben Zeitpunkt werden die Allgemeinen Verfügungen vom 9. April 1979 (JMBl. NW S. 109), 17. November 1986 (JMBl. NW S. 278) und 22. Juni 1990 (JMBl. NW S. 157) sowie der RdErl. d. Ministers für Arbeit, Gesundheit und Soziales vom 25.5.1977, geändert durch RdErl. vom 28.12.1987 (SMBl. NRW 302), aufgehoben.

3.
Form und Inhalt der am 1. April 2000 vorhandenen Personalakten sind innerhalb von fünf Jahren an die Vorschriften dieser Allgemeinen Verfügung anzupassen. Dies gilt nicht für abgeschlossene  oder innerhalb der Frist abzuschließende Personalakten.



              

Bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Stelle werden Teilakten geführt (§ 102 Abs. 2 Satz 2 LBG).

1.
Teilakten sind zu bilden für

a)
dienstliche Beurteilungen sowie etwaigen Gegenäußerungen, Anträgen auf Änderung, Bescheide und Widerspruchsbescheide und verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft)

b)
Beihilfen und Unterstützungen (Beihilferecht)

c)
Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft)

d)
gerichtliche Verfahren aus dem Dienstverhältnis (Prozessheft)

e)
Unterlagen über Erkrankungen, Beurlaubungen wegen Krankheit oder zur Durchführung einer Kur bzw. Sanatoriumsbehandlung, Schutzfristen bzw. Zeiten der Nichtbeschäftigung nach den Mutterschutzbestimmungen.

Die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse sind in einer besonderen Teilakte zu führen.

2.
Weitere Teilakten können angelegt werden, sofern hierfür ein Bedürfnis besteht.

3.
Das Zeugnisheft (Nr. 1. a)) kann vor dem Personalbogen eingeheftet werden. Das Beihilfenheft (Nr. 1. b) ist stets als Teilakte zu führen; diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren (§ 102 a Abs. 1 Satz 1 und 2 LBG). Die übrigen Teilakten sind lose in der Akte aufzubewahren. Nach näherer Anordnung der Behördenleitung ist eine getrennte Aufbewahrung zulässig. Bei der Vorlage der Akte an andere Stellen ist § 102 d Abs. 3 LBG zu beachten.

4.
Zu dem Disziplinarheft (Nr. 1. c)) sind die in § 3 der Verordnung über die Tilgung von Eintragungen in Personalakten (Tilgungsverordnung - Tilg.V) vom 14. Mai 1971 (GV. NW. S. 148/SGV. NW. 20303) genannten Vorgänge zu nehmen. Nrn. 2 und 3 der W zu § 102 b LBG (vgl. 2000 - l B. 260/JW) bleiben unberührt.
Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach der Tilgungsverordnung. Sie obliegt der oder dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat eine höhere dienstvorgesetzte Stelle die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet sie die Tilgung an. War ein förmliches Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung der Einleitungsbehörde. Ist hiernach die Zuständigkeit des Justizministeriums gegeben, wird die Tilgung durch die unmittelbar nachgeordnete Dienststelle veranlasst. Im Falle der Versetzung nach Erlass der zu tilgenden Maßnahme führt die oder der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.

5.
Alle Teil- und Nebenakten sind vollständig in Spalte 15 bzw. 18 des Personalbogens zu verzeichnen. Nach Tilgung eines Vorgangs ist den Personal- und Nebenakten entsprechend der Vorschrift des § 7 Abs. 2 Tilg.V ein neuer Personalbogen vorzuheften.

1.
Der Personalakte und den Nebenakten ist ein Personalbogen mit Lichtbild gemäß Vordruck 188 (Anlage 2a, 2b, 2c und 2d) bzw. gemäß Vordruck 196 (Analge 1a, 1b, 1c und 1d) vorzuheften. Das Lichtbild muss mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme versehen sein.

2.
Die Beschäftigten haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald der oder dem Dienstvorgesetzten im Sinne des § 1 Abs. 1 der Zuständigkeitsverordnung anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere

a) Änderung des Vor- oder Familiennamens
b) Erwerb eines akademischen Grades
c) Wohnungsänderungen
d) Änderungen des Familienstandes
e) Geburts- und Todesfälle von Kindern

3.    
Nach Nr. 2 anzuzeigende Veränderungen sind der personalaktenführenden Stelle sowie den Stellen, die Nebenakten führen, im Bürowege gemäß Vordruck 189 - Mitteilung über Eintragungen im Personalbogen - mitzuteilen.

1.
Über jede im Dienst befindliche Person ist eine Personalakte zu führen.

2.
Die Personalakte ist zu führen

a)
bei dem Justizministerium über die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter des Ministeriums sowie über die Leiterinnen und Leiter der unter Buchst, b) bis e) genannten Gerichte, Behörden und Einrichtungen ;

b)
bei den oberen Landesgerichten, den Generalstaatsanwaltschaften und den Justizvollzugsämtern

aa)
über die Richterinnen, Richter, Beamtinnen und Beamten des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde sowie des Bezirks,

bb)
über die Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter des eigenen Gerichts bzw. der eigenen Behörde;

c)
bei den Oberlandesgerichten über die Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendare;

d)
bei der Fachhochschule für Rechtspflege Nordmein-Westfalen über die Lehrkräfte sowie die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter der Fachhochschule;

e)
bei der Justizakademie des Landes Nordrhein-Westfalen - Gustav-Heinemann-Haus - über die Beamtinnen, Beamten, Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter der Akademie;

f)
bei den Verwaltungsgerichten, Land- und Amtsgerichten, Sozialgerichten, Arbeitsgerichten, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugs- und Jugendarrestanstalten, der Justizausbildungsstätte Brakel, der Justizausbildungs- und Fortbildungsstätte Monschau und der Justizvollzugsschule Nordrhein-Westfalen - Josef-Neuberger-Haus - über die dort tätigen Angestellten, Arbeiterinnen und Arbeiter.

3.
Bei den Gerichten, Behörden oder Einrichtungen, bei denen nach Nr. 2 keine Personalakten zu führen sind, können Nebenakten geführt werden, sofern ihrer Leitung aufgrund der Verordnung über richter- und beamtenrechtliche Zuständigkeiten im Geschäftsbereich des Justizministers vom 19. November 1982 - Zuständigkeitsverordnung - (SGV. NW 2030) Aufgaben der Personalverwaltung obliegen. Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist (§ 102 Abs. 2 Satz 3 Halbsatz 2 LBG). Die Sätze 1 und 2 sind für die Führung von Nebenakten über Beschäftigte, die nicht in einem Richter- oder Beamtenverhältnis stehen, sinngemäß anzuwenden. Die Anlegung von Nebenakten ist der personalaktenführenden Stelle anzuzeigen.