Justizverwaltungsvorschriften

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§ 1

Bezeichnung des Grundbuchamts,
Siegel, Stempel

(1)
Das Grundbuchamt führt die Bezeichnung des Amtsgerichts, zu dem es gehört, ohne den Zusatz "Grundbuchamt".

(2)
Das Grundbuchamt führt Siegel und Stempel des Amtsgerichts.
Soweit Siegel vorgeschrieben sind, genügt nicht die Verwendung des Stempels.

(3)
In dem Ausdruck nach § 78 GBV kann anstelle der Siegelung maschinell ein Abdruck des Dienstsiegels mit der Umschrift "Nordrhein-Westfalen - Amtsgericht" eingedruckt sein oder aufgedruckt werden.

Geschäftszeit, Verkehr mit den Rechtsuchenden,
Geschäftsgangsbestimmungen

Für das Grundbuchamt gelten die für das Amtsgericht allgemein bestehenden Vorschriften (Geschäftsordnung, Geschäftsstellenordnung usw.), soweit nicht nachstehend etwas Anderes bestimmt ist.

Geschäftsverteilung

(1)
Die Behördenleitung regelt durch schriftliche Anordnung die Geschäftsverteilung und die Vertretung.

(2)
Die Behördenleitung hat für die Entgegennahme von Eintragungsanträgen und -ersuchen sowie für die Beurkundung des Zeitpunkts ihres Eingangs beim Grundbuchamt die - neben der Rechtspflegerin bzw. dem Rechtspfleger - zuständige Beamtin oder Justizbeschäftigte bzw. den zuständigen Beamten oder Justizbeschäftigten der Geschäftsstelle zu bestellen. Ob sie eine Person für das gesamte Grundbuchamt bestellt oder Bedienstete für die einzelnen Abteilungen oder ob sie von beiden Möglichkeiten nebeneinander Gebrauch macht, richtet sich nach den örtlichen Verhältnissen. Die Zahl der Bediensteten sollte jedoch möglichst begrenzt werden.

(3)
Im Rahmen der Geschäftsverteilung ist vorzusehen, dass Eintragungsanträge und - ersuchen, die sich auf mehrere Grundstücke desselben Grundbuchamts beziehen, in der Regel in einer Grundbuchabteilung erledigt werden. Soweit hier und im Folgenden von "Grundstücken" die Rede ist, sind darunter auch grundstücksgleiche Rechte zu verstehen.

 

§ 4

Maschinell geführtes Grundbuch

(1)
Bei den Grundbuchämtern wird das Grundbuch gemäß § 1 der Grundbuch-Automations-VO in maschineller Form als automatisierte Datei geführt.

(2)
Die Nummer der angelegten Grundbuchblätter darf höchstens aus einer fünfstelligen Zahl bestehen; der Nummernbereich ab 90.000 ist frei zu halten. Nach Vergabe der hiernach höchsten Blattnummer beginnt die Nummerierung mit der Nummer 1 und einem dem Buchungsbezirk anzufügenden Alphazusatz. Sobald sich die Notwendigkeit ergibt, nach Satz 2 zu verfahren, ist rechtzeitig der Präsidentin bzw. dem Präsidenten des Oberlandesgerichts zwecks Bildung des neuen Grundbuchbezirks zu berichten (AV vom 11.10.1996 - JMBl. NRW S. 254 -).

Aufbewahrung geschlossener in Papierform geführter Grundbücher

(1)
Geschlossene in Papierform geführte Grundbücher sind gemäß den bundeseinheitlichen Aufbewahrungsbestimmungen aufzubewahren. Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung die "Grundsätze für die Planung und den Bau von Grundbuchämtern".

(2)
Die genannten Grundbücher sind pfleglich zu behandeln und so zu verwahren, dass sie von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Sie dürfen nicht von der Amtsstelle entfernt werden.

(3)
Im Falle einer Katastrophe gehören diese Grundbücher zu dem Schriftgut, das bevorzugt in Sicherheit zu bringen ist.

(4)
Absatz 1 Satz 2, Absatz 2 Satz 2 und Absatz 3 gelten nicht für die Grundbücher, die durch Umstellung gemäß § 70 GBV bei Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs geschlossenen worden sind.

Aufbewahrung der Speichermedien

(1)
Die Speichermedien, die durch Anordnung der Landesjustizverwaltung als maschinell geführte Grundbücher im Rechtssinne außer Kraft gesetzt sind, sind dauerhaft und sicher aufzubewahren.

(2)
Diese Speichermedien sind pfleglich zu behandeln und so zu verwahren, dass sie von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Sie dürfen von der gemäß § 3 der Grundbuch-Automations-VO für die Datenverarbeitung bestimmten Stelle nicht entfernt werden.

(3)
Im Falle einer Katastrophe gehören diese Speichermedien zu den Datenträgern, die bevorzugt in Sicherheit zu bringen sind.

Grundakten

(1)
Die Anlegung und Führung von Grundakten ist in der Aktenordnung (AktO) geregelt (vgl. insbesondere § 21).

(2)
Urkunden, die Anlass zu Eintragungen in das Grundbuch geben, brauchen erst nach Erledigung der Angelegenheit in die Grundakten eingeheftet zu werden. Auf ihren Verbleib ist, insbesondere bei Einsichtnahmen, sorgfältig zu achten (vgl. § 5 Abs. 1 AktO, § 10).

(3)
Eine Urkunde, auf die sich Eintragungen in mehreren Grundbüchern gründen, soll in der Regel endgültig zu den Grundakten genommen werden, bei denen sie ihre erste Ordnungsnummer erhalten hat (vgl. § 13).

(4)
Wird eine Eintragungsvoraussetzung als offenkundig behandelt (§ 29 Abs. 1 Satz 2 GBO), so soll dies aktenkundig gemacht werden.

(5)
Über ein gemeinschaftliches Grundbuch (§ 4 GBO) wird nur eine Grundakte geführt.

Aufbewahrung der Grundakten

Für die Aufbewahrung von Grundakten gelten § 5 Abs. 1 bis 3 entsprechend.

Herausgabe von Grundakten

(1)
Grundakten dürfen grundsätzlich nicht herausgegeben werden.

(2)
Die Herausgabe an deutsche Gerichte und Justizbehörden ist im Einzelfall zulässig, sofern die Überlassung der Grundakten nicht durch Fertigung von Ablichtungen ersetzt werden kann. (Fn 1) Die Herausgabe erfolgt gegen Empfangsbekenntnis, als „Dienstpost“ oder bei Versendung durch die Post als Einschreiben oder Wertsendung. Bei Versendung durch die Post als Einschreiben oder Wertsendung ist der Zugang beim Empfänger anhand der elektronischen Sendungsverfolgung zu überprüfen und in der Akte zu dokumentieren.
 
(3)
Ersuchen ausländischer Stellen um zeitweilige Überlassung von Grundakten sind dem Justizministerium mit einer Stellungnahme vorzulegen, ob hiergegen Bedenken bestehen.

(4)
Die Pflicht zur Vorlage von Grundakten an Dienstaufsichtsbehörden bleibt unberührt.

Einsicht in Grundbücher und Grundakten

(1)
Einsicht in Grundbücher und Grundakten ist nur in Gegenwart einer bzw. eines Bediensteten des Grundbuchamts zulässig. Dies gilt auch für die lose bei den Grundakten befindlichen Urkunden (vgl. § 7 Abs. 2). Diese Einschränkung gilt nicht für die in § 43 Abs. 1 und 2 GBV Genannten, mit Ausnahme der dinglich Berechtigten.

(2)
Von dem Zeitpunkt der Leistung der elektronischen Unterschrift an bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Eintragung endgültig auf dem Datenspeicher abgelegt ist, dürfen aus dem Grundbuch keine Auskünfte gegeben oder Ausdrucke erteilt werden.

(3)
Die Auskunft aus Grundbüchern, die in die elektronische Form überführt worden sind, erfolgt ausschließlich aus dem für das Grundbuch im Rechtssinn bestimmten Datenspeicher.

(4)
Anträge von Privatpersonen, ihnen im Verwaltungsweg die Einsicht in einzelne bestimmt bezeichnete Grundbücher oder Grundakten oder bestimmte Gruppen davon zu gestatten, sind der Präsidentin bzw. dem Präsidenten des Land- oder Amtsgerichts zur Entscheidung vorzulegen. Dem Antrag kann unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs stattgegeben werden, wenn dargelegt wird, dass dadurch unterstützungswürdige Zwecke, insbesondere Studien geschichtlicher oder volkswirtschaftlicher Art, gefördert, die Belange der Beteiligten nicht beeinträchtigt werden und sichergestellt ist, dass die Daten nicht missbraucht werden. Auch darf der Geschäftsgang des Grundbuchamts nicht in größerem Umfang belastet werden.

 

§ 11

Behandlung der Eingänge

(1)
Die für das Amtsgericht allgemein bestehenden Bestimmungen über die Annahme und Behandlung eingehender Schriftstücke und Sendungen gelten unbeschadet des § 12 auch für die zur Zuständigkeit des Grundbuchamts gehörenden Angelegenheiten.

(2)
Ist im Gerichtsgebäude ein Briefkasten zum Einwerfen von Schriftstücken angebracht, soll seine Aufschrift den Hinweis enthalten, dass Schriftstücke in Grundbuchsachen zur Vermeidung von Nachteilen nicht einzuwerfen, sondern bei der Geschäftsstelle abzugeben sind.

Entgegennahme von Anträgen

(1)
Bei Anträgen auf Eintragung in das Grundbuch ist der Zeitpunkt ihres Eingangs beim Grundbuchamt (nicht bei dem Amtsgericht als solchem) von erheblicher rechtlicher Bedeutung. Der Antrag ist beim Grundbuchamt eingegangen, wenn er bei der zur Entgegennahme zuständigen Person (vgl. § 3 Abs. 2) vorliegt. Dem entspricht bei elektronisch gestellten Anträgen der Eingang des Antrags in dem dafür bestimmten elektronischen Gerichtspostfach. Wird der Antrag zur Niederschrift einer zur Entgegennahme zuständigen Person gestellt, so ist er mit Abschluss der Niederschrift bei dem Grundbuchamt eingegangen (vgl. § 13 Abs. 2 Satz 3 GBO).

(2)
Zuständig für die Entgegennahme der in Papierform gestellten Anträge und die Beurkundung des Zeitpunkts ihres Eingangs sind - nur - die bzw. der für die Führung des Grundbuchs über das betroffene Grundstück zuständige Rechtspflegerin bzw. Rechtspfleger und die von der Behördenleitung für das gesamte Grundbuchamt oder einzelne Abteilungen bestellten Bediensteten. Bezieht sich der Antrag auf mehrere Grundstücke in verschiedenen Geschäftsbereichen desselben Grundbuchamts, so ist jede bzw. jeder der vorgenannten Bediensteten zuständig (vgl. § 13 Abs. 3 GBO).

(3)
Die bzw. der für die Entgegennahme des Eintragungsantrags zuständige Bedienstete, der bzw. dem der Eintragungsantrag zuerst zugeht, hat das Schriftstück mit dem Eingangsvermerk zu versehen. Im Eingangsvermerk ist der Eingang nach Tag, Stunde und Minute mit der Zahl etwaiger Anlagen anzugeben. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem der Eintragungsantrag in ihren bzw. seinen Besitz übergeht. Mehrere gleichzeitig vorgelegte Eintragungsanträge erhalten den gleichen Eingangsvermerk. Die Verwendung eines Datumsstempels ist zulässig; Stunde und Minute sind ggf. handschriftlich einzufügen. Der Eingangsvermerk ist zu unterschreiben. Er soll bei mehrseitigen Anträgen auf die erste Seite gesetzt werden.

(4)
Wird der Antrag auf Eintragung in das Grundbuch zur Niederschrift einer bzw. eines nach Absatz 1 zuständigen Bediensteten erklärt, ist der Zeitpunkt des völligen Abschlusses der Niederschrift zu vermerken.

(5)
Gelangen Anträge auf Eintragung in das Grundbuch nicht unmittelbar zu einer für die Entgegennahme zuständigen Person, sind sie der bzw. dem zuständigen Bediensteten unverzüglich zuzuleiten. Dies gilt auch, wenn die Eintragungsanträge zu Protokoll von Bediensteten erklärt werden, die nicht für die Entgegennahme zuständig sind. Falls elektronische Eintragungsanträge zulässig sind, sind sie in solchen Fällen in das dafür bestimmte elektronische Gerichtspostfach zu übermitteln.

(6)
Wird ein Schriftstück, das einen Eingangsvermerk trägt, herausgegeben, ist der Vermerk in beglaubigter Form auf die zurückbehaltene beglaubigte Abschrift (Ablichtung) mit zu übertragen (vgl. § 10 Abs. 1 GBO).

Behandlung der Anträge

(1)
Anträge sind unverzüglich elektronisch zu erfassen. Dazu sind die eingereichten Urkunden in dem IT-Verfahren zu den betroffenen Grundbuchblättern zu erfassen und diesen zuzuordnen. Folgeanträge zu noch zu bildenden Belastungsgegenständen (z.B. Wohnungs- und Teileigentum, Erbbaurecht) sind unverzüglich zu erfassen, sobald die neuen Grundbuchblätter hierfür angelegt und archiviert sind.
Wegen der technischen Einzelheiten wird auf die Anlage 1 verwiesen.

(2)
Nachdem das den Antrag enthaltende Schriftstück mit dem Eingangsvermerk versehen (§ 12) und gemäß Absatz 1 erfasst ist, ist es unverzüglich an die Grundbuchführerin bzw. den Grundbuchführer oder an die Urkundsbeamtin bzw. den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle der zuständigen Grundbuchabteilung abzugeben. Die nach Satz 1 zuständigen Bediensteten stellen, nachdem das Schriftstück die Ordnungsnummer erhalten hat (§ 21 Abs. 1, 2 AktO), fest, ob noch andere dasselbe Grundstück betreffende Anträge eingegangen sind und fertigen über die Feststellung einen Vermerk.

(3)
Bezieht sich der Antrag auf mehrere im Bezirk des Grundbuchamts gelegene Grundstücke und soll dieser Antrag nicht getrennt bearbeitet werden, so gibt die Grundbuchführerin bzw. der Grundbuchführer, nachdem das Schriftstück seine Ordnungsnummer bei einem der beteiligten Grundbücher erhalten hat, zu den Akten der übrigen Grundbücher in geeigneter Weise eine Nachricht, auf der der Zeitpunkt des Eingangs und der Verbleib des Antrags vermerkt ist. Diese Nachricht wird bis zur Erledigung des Antrags unter dem Deckel der Grundakten aufbewahrt. Die Nachricht kann entfallen, wenn alle beteiligten Akten sofort beigezogen werden können.

Abgabe an ein anderes Grundbuchamt

(1)
Enthält ein beim Grundbuchamt eingegangenes Schriftstück nur Anträge, für die ein anderes Grundbuchamt zuständig ist, so soll nach § 8 Abs. 2 AktO verfahren werden. Die Befugnis, Anträge mangels örtlicher Zuständigkeit zurückzuweisen, bleibt unberührt.

(2)
Enthält ein beim Grundbuchamt eingegangenes Schriftstück Anträge, für deren Erledigung neben dem angegangenen Grundbuchamt noch ein anderes Grundbuchamt oder mehrere andere Grundbuchämter zuständig sind, so erledigt zunächst das angegangene Grundbuchamt die in seine Zuständigkeit fallenden Anträge. Danach übersendet es das Schriftstück, gegebenenfalls eine Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift davon, dem anderen oder einem der anderen beteiligten Grundbuchämter; es bleibt seinem Ermessen überlassen, ob es auch eine Abschrift seiner Verfügung mitteilt. Die anderen Grundbuchämter verfahren entsprechend wie das zuerst angegangene Grundbuchamt. Absatz 1 Satz 2 gilt auch hier. Bei Anträgen auf Änderung oder Ergänzung von Grundpfandrechtsbriefen, für die mehrere Grundbuchämter zuständig sind, ist nach § 25 Abs. 4 zu verfahren.

(3)
Sofern sich aus dem Schriftstück nicht ergibt oder sonst nicht bekannt ist, dass die Anträge bereits bei jedem beteiligten Grundbuchamt gesondert gestellt sind oder werden, soll das angegangene Grundbuchamt die Antragstellerin bzw. den Antragsteller darauf hinweisen, dass es gemäß Absatz 2 verfahren wird.

Behandlung von Ersuchen

§§ 11 bis 14 gelten entsprechend für Eintragungsersuchen. § 13 Abs. 3 und § 14 gelten im Übrigen entsprechend für sonstige Eingänge und Nachrichten (z.B. in Flurbereinigungsverfahren), die mehrere Grundstücke betreffen.

Behandlung und Aufbewahrung von Urkunden, Empfangsbescheinigungen

(1)
Für die Behandlung und Aufbewahrung von Urkunden, die nicht zu den Grundakten genommen werden, gilt die Gewahrsamssachenanweisung in ihrer jeweils geltenden Fassung. Für die Dauer einer Zwischenverfügung oder sonstigen Befristung ist auch bei Urkunden, die eines besonderen Schutzes gegen Verlust oder Beschädigung bedürfen, die einfache Aufbewahrung nach Abschnitt B der Gewahrsamssachenanweisung ausreichend, sofern nicht im Einzelfall wegen des hohen Werts der Urkunde oder wegen der längeren Dauer der Bearbeitung oder aus anderen wichtigen Gründen die besonders gesicherte Aufbewahrung angeordnet wird.

(2)
Der Person, die eine Urkunde oder einen Eintragungsantrag einreicht, ist auf Verlangen eine Empfangsbescheinigung zu erteilen, wenn zugleich mit der Urkunde ein entsprechender Entwurf, der nur durch Einfügen des Kalendertages und die Unterschrift zu ergänzen ist, oder ein entsprechend eingerichtetes Quittungsbuch vorgelegt wird. Bei Personen, die selten und nicht geschäftsmäßig Schriften einliefern, soll die Erteilung der Empfangsbescheinigung nicht von der Vorlage eines Entwurfs abhängig gemacht werden.

(3)
Wird eine Urkunde zurückgegeben, so ist die Rückgabe nur gegen Empfangsbescheinigung zulässig.

 

§ 17

Eintragung im Grundbuch

(1)
Die für die Führung des Grundbuchs zuständige Person bewirkt die Eintragung durch Leistung der elektronischen Unterschrift.

(2)
Jede Eintragung hat den Tag anzugeben, an dem sie nach § 129 Abs. 1 Satz 1 GBO wirksam geworden ist. Dies gilt nicht für Eintragungen gemäß § 129 Abs. 2 Satz 2 GBO.

(3)
Bei Eintragungen in das maschinell geführte Grundbuch bedarf es keiner gesonderten Eintragungsverfügung. Die Eintragungen und deren Veranlasserin bzw.
Veranlasser sind aktenkundig oder sonst feststellbar zu machen.

Berichtigung von Schreibversehen

(1)
Ergibt sich Anlass zur Berichtigung von Schreibversehen, so ist die Sache der Sachbearbeiterin bzw. dem Sachbearbeiter, die bzw. der die Eintragung vorgenommen hat, zur Entscheidung vorzulegen. Das gilt auch, wenn eine Eintragung versehentlich gerötet wurde.

(2)
Schreibversehen sind durch Anbringung eines zu unterschreibenden Berichtigungsvermerkes zu korrigieren. Dieser ist im Bestandsverzeichnis in den Spalten 5 und 6, im Falle der Berichtigung eines Abschreibevermerks dort in den Spalten 7 und 8, in der ersten Abteilung in den Spalten 2 oder 4, in der zweiten Abteilung in den Spalten 4 und 5 und in der dritten Abteilung in den Spalten 5, 6 und 7 anzubringen.

(3)
Sofern eine Eintragung versehentlich gerötet wurde, ist bei dieser Eintragung ein Vermerk des Inhalts anzubringen, dass die Rötung ungültig ist. Sofern im Bestandsverzeichnis in den Spalten 1 bis 4 ein Grundstück falsch gerötet wurde, kann dieses auch unter einer neuen laufenden Nummer neu vorgetragen werden.

Eintragung von Gesamtrechten

(1)
Ist das Grundbuchamt bei der Eintragung von Gesamtrechten nicht selbst für die Eintragung bei allen Grundstücken zuständig und wird die Mithaft der Grundstücke, deren Grundbuchblätter es nicht führt, zugleich mit der Eintragung des Rechtes vermerkt, soll in der Regel vorher in die anderen Grundbuchblätter Einsicht genommen werden, ob die Grundstücke in den Eintragungsunterlagen grundbuchmäßig richtig bezeichnet sind. Soweit die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, soll bei den anderen beteiligten Grundbuchämtern angefragt werden.

(2)
Zur Durchführung des § 48 GBO bewirkt das Grundbuchamt die Mitteilung nach Unterabschnitt XVIII/4 der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen (MiZi). Im Fall des Absatzes 1 ist die Bezeichnung der mitbelasteten Grundstücke mit den Eintragungen in den anderen Grundbüchern zu vergleichen. Ist die Mithaft der anderen Grundstücke noch nicht vermerkt oder ergeben sich Unstimmigkeiten, sind die Mitteilungen der Rechtspflegerin bzw. dem Rechtspfleger vorzulegen.

(3)
Sofern nicht nach § 14 Abs. 2 zu verfahren ist, ist in geeigneter Weise zu überwachen, ob der Antrag auf Eintragung des Gesamtrechtes auch bei den anderen Grundbuchämtern gestellt wird.

Bekanntmachung

(1)
Die Bekanntmachung ist nach erfolgter Eintragung anzuordnen und durch die Grundbuchführerin bzw. den Grundbuchführer nach Archivierung unverzüglich auszuführen. Ggf. ist die Veranlasserin bzw. der Veranlasser der Bekanntmachung (nebst Bekanntmachung) aktenkundig zu machen.

(2)
Inwieweit und in welcher Form das Grundbuchamt zu Mitteilungen verpflichtet ist, ergibt sich aus § 55 GBO und aus der Anordnung über Mitteilungen in Zivilsachen (MiZi).

(3)
Im Falle der Antragstellung durch eine Notarin oder einen Notar im Rahmen der Vollmacht des § 15 GBO ist dieser bzw. diesem für jede der von ihr bzw. ihm vertretenen Personen eine Eintragungsnachricht beizufügen, welche die Notarin bzw. der Notar an die jeweils vertretenen Personen weiterleitet (vgl. AV d. JM vom 08.05.2000 (1433 - I D. 19) - JMBl. NRW S. 157 -).

(4)
Hinsichtlich der Erhaltung der Übereinstimmung zwischen Grundbuch und Liegenschaftskataster ist die AV d. JM (3850 - I D. 42) und RdErl. d. IM (36.2 - 8410) vom 05.09.2003 (JMBl. NRW S. 220) anzuwenden.

 

§ 21

Herstellung von Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen
(Grundpfandrechtsbriefe)

(1)
Für die Ausfertigung der Grundpfandrechtsbriefe dürfen nur die bundeseinheitlich gestalteten amtlichen Vordrucke A, B und C (Anlage 2 bis 4) verwendet werden. Der Vordruck C ist insbesondere für die auf den Vordrucken A und B nicht angegebenen Fälle bestimmt, z. B. für Rentenschuldbriefe.

(2)
Die mit dem IT-Verfahren SolumSTAR erstellten Grundpfandrechtsbriefe sind maschinell hergestellte Grundpfandrechtsbriefe im Sinne des § 87 GBV. Sie haben neben dem Vermerk über die maschinelle Herstellung des Briefes den Namen der Rechtspflegerin bzw. des Rechtspflegers oder der Grundbuchführerin bzw. des Grundbuchführers zu enthalten, die bzw. der die Herstellung des Briefes veranlasst hat. Werden bei Herstellung des Briefes Änderungen gegenüber dem Eintragungstext vorgenommen, ist die Vorlage an die Rechtspflegerin bzw. den Rechtspfleger erforderlich; der Brief ist dann mit deren bzw. dessen Namen zu versehen.

(3)
Von Grundpfandrechtsbriefen ist ein weiterer Ausdruck zur Grundakte zu nehmen. Auf dem Ausdruck sind die Gruppe und die Nummer des verwendeten Ausfertigungsvordrucks zu vermerken.

(4)
Die Geschäftsnummer ist auf den Briefen nicht anzugeben. Auch sind auf ihnen keine Vermerke über die geschäftliche Erledigung (Absendevermerke, Postgebühren usw.) anzubringen.

Herstellung von Teilbriefen

(1)
Für die Herstellung von Teilbriefen gilt § 21 entsprechend.

(2)
Zum Zwecke der Wiedergabe des Inhalts des Stammbriefes kann eine Ablichtung des Stammbriefes mit dem Teilbrief verbunden werden. Die Ablichtung ist zu beglaubigen.

(3)
Teilt eine Notarin oder ein Notar, die bzw. der einen Teilbrief hergestellt hat, die Gruppe und die Nummer des Teilbriefs sowie den Betrag, auf den er sich bezieht, dem Grundbuchamt, das den Stammbrief ausgestellt hat, mit, hat das Grundbuchamt diese Angaben auf dem bei den Grundakten befindlichen Ausdruck des Stammbriefs zu vermerken.

Anbringung von nachträglichen Briefvermerken

(1)
Vermerke nachträglicher Eintragungen, die bei der Hypothek, der Grund- oder der Rentenschuld vorgenommen wurden (§ 62 Abs. 1 GBO), sind von der zuständigen Rechtspflegerin bzw. dem zuständigen Rechtspfleger und der zuständigen Grundbuchführerin bzw. dem zuständigen Grundbuchführer, die bzw. der den nachträglichen Vermerk angebracht hat, zu unterschreiben.

(2)
§ 21 Abs. 3 Satz 1 gilt entsprechend.

(3)
Für die Anbringung nachträglicher Briefvermerke können geeignete Klebeetiketten verwendet werden. In diesem Fall ist das Siegel oder der Stempelabdruck dergestalt anzubringen, dass sich das Siegel oder der Stempelabdruck teilweise auf dem Klebeetikett und teilweise auf dem Papier des Briefes befindet.

Verbindung von Urkunden

Zu der in § 50 GBV vorgeschriebenen Verbindung von Urkunden ist Schnur in den Farben Grün-Weiß-Rot zu verwenden.

Behandlung von Gesamtbriefen

(1)
Wegen der nach § 59 Abs. 2 GBO erforderlichen Verbindung der von verschiedenen Grundbuchämtern ausgestellten Briefe empfiehlt es sich, die einzelnen Briefe erst auszustellen, nachdem die Eintragungen auf sämtlichen beteiligten Blättern übereinstimmend vollzogen sind; im Einzelfall kann jedoch ein anderes Verfahren geboten sein.

(2)
Die Verbindung der Briefe ist in der Regel vom dem Grundbuchamt vorzunehmen, bei dem das Grundstück mit dem höchsten Verkehrswert gebucht ist. Die beteiligten Grundbuchämter können eine abweichende Regelung treffen.

(3)
Wird erst nach der Erteilung des Briefes mit dem Recht noch ein im Bezirk eines anderen Grundbuchamts liegendes Grundstück belastet, so ist die Verbindung der Briefe von diesem Grundbuchamt vorzunehmen.

(4)
Bei Änderungen oder Ergänzungen von Briefen, für die mehrere Grundbuchämter zuständig sind, hat das Grundbuchamt, bei dem der Brief eingereicht wird, die Briefverbindung zu lösen und die einzelnen Briefe unter Hinweis auf den Antrag oder das Ersuchen mit einer Bescheinigung der Vollzähligkeit des Gesamtbriefes sowie ggf. mit den in § 14 Abs. 2 bezeichneten Unterlagen an die beteiligten Grundbuchämter zu übersenden. Diese Grundbuchämter senden nach der Änderung oder Ergänzung der Einzelbriefe diese an das absendende Grundbuchamt zum Zwecke der Wiederherstellung des Gesamtbriefes zurück. Sind nur zwei Grundbuchämter zuständig, so hat das zuerst mit der Sache befasste Grundbuchamt nach Ergänzung oder Änderung seines Briefes die Vorgänge ohne Verbindung der Briefe an das andere Grundbuchamt zur weiteren Bearbeitung und Wiederherstellung des Gesamtbriefes zu senden.

(5)
Sofern im Zuge der Ergänzung von Gesamtbriefen ein Teilbrief herzustellen ist, gilt Absatz 4 entsprechend.

Nachweis über die Aushändigung oder die Übersendung der Grundpfandrechtsbriefe

(1)
Über die Aushändigung der Briefe (§ 60 GBO) oder deren Übersendung muss sich ein Nachweis bei den Grundakten befinden. Die Aushändigung im Grundbuchamt erfolgt gegen Quittung. Wird der Grundpfandrechtsbrief nicht ausgehändigt, ist er durch Übergabeeinschreiben gegen Rückschein oder Zustellung zu übersenden
(§ 49a GBV).

(2)
Beim Vorliegen einer Vereinbarung gemäß § 1117 Abs. 2 BGB kann die Übersendung des Grundpfandrechtsbriefes gegen Empfangsbescheinigung erfolgen.

(3)
Eingereichte Grundpfandrechtsbriefe können grundsätzlich durch einfaches Einschreiben oder gegen Empfangsbekenntnis zurückgesandt werden.

Bestellung der Briefvordrucke

(1)
Die bundeseinheitlichen Ausfertigungsvordrucke werden von der Bundesdruckerei in Berlin hergestellt. Bei der Bestellung der Briefvordrucke verwenden die Amtsgerichte die von der Bundesdruckerei zur Verfügung gestellten Bestellscheinsätze. Die Vordrucke können durch die Amtsgerichte unmittelbar ganzjährig bestellt werden. Voraussetzung ist, dass das jeweilige Amtsgericht zugleich Rechnungsempfänger ist.

(2)
Die Bestellmenge soll so bemessen werden, dass Nachbestellungen innerhalb eines Jahres möglichst vermieden werden. Die Bestellungen sind 100-stückweise vorzunehmen; die kleinste Bestellmenge beträgt für Briefvordrucke jeder Gruppe mindestens 100 Stück.

Lieferung der Vordrucke

Die Bundesdruckerei versendet die Vordrucke und die Rechnung unmittelbar an die Amtsgerichte, die die Bezahlung in eigener Zuständigkeit veranlassen. Nach Eingang sind die Briefvordrucke auf Vollständigkeit und fortlaufende Nummernfolge zu überprüfen. Die Bestell- und Lieferunterlagen sind zu Sammelakten zu nehmen.

Verwahrung der Briefvordrucke, Nachweisung

(1)
Den Vordruckbestand hat eine durch die Behördenleitung zu bestimmende Bedienstete bzw. ein zu bestimmender Bediensteter unter sicherem Verschluss zu verwahren. Von ihr bzw. ihm sind die Vordrucke auch zu beziehen, wenn eine Notarin oder ein Notar sie zur Herstellung von Teilbriefen benötigt (§ 61 Abs. 1 GBO).

(2)
Der Verbleib eines jeden Vordrucks muss in einwandfreier Weise nachgewiesen werden können. Die Vordrucke dürfen daher nur der bzw. dem Verwahrungsbediensteten zugänglich sein. Sie dürfen insbesondere nicht summarisch an die einzelnen Grundbuchabteilungen abgegeben und dort zum allmählichen Verbrauch aufbewahrt werden.

(3)
Die bzw. der Verwahrungsbedienstete hat über den Eingang und den Verbleib jeder Vordruckart je eine Nachweisung nach dem Muster der Anlage 5 zu führen. Die Nachweisungen sind dauernd aufzubewahren.

(4)
Empfängerin bzw. Empfänger des Vordrucks im Sinne der Spalten 6 und 7 der Ausgabennachweisung ist, wenn das Grundbuchamt selbst den Brief erteilt, die- bzw. derjenige, der bzw. dem die Herstellung der Reinschrift des Briefs obliegt. Wird ein Teilbrief von einer Notarin oder einem Notar hergestellt, so sind diese als Empfängerin bzw. Empfänger zu bezeichnen; in Spalte 5 ist dann deren Geschäftsnummer anzugeben. Statt der Unterzeichnung in Spalte 7 genügt ein schriftliches Empfangsbekenntnis, das zu den Sammelakten zu nehmen ist; in Spalte 7 ist gegebenenfalls auf die Sammelakten zu verweisen.

(5)
Wird ein Vordruck unverwendbar (z. B. wegen Beschmutzung, Fehldrucks usw.), ist er an die Verwahrungsbedienstete bzw. den Verwahrungsbediensteten zurückzugeben und von dieser bzw. diesem unter Beteiligung einer durch die Behördenleitung zu bestimmenden weiteren Person umgehend zu vernichten. Die Vernichtung ist in Spalte 8 der Ausgabennachweisung hinter dem Aushändigungsvermerk von beiden Bediensteten zu bescheinigen.

Prüfungen

(1)
Am Schluss eines jeden Kalenderjahres hat die bzw. der Verwahrungsbedienstete zu prüfen, ob der buchmäßige und der tatsächliche Bestand übereinstimmen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist in der Ausgabennachweisung im Anschluss an den letzten Eintrag zu vermerken. Der sich daraus ergebende tatsächliche Bestand ist für das nächste Jahr zu übernehmen.

(2)
Die Nachweisungen und die Belege dazu sind jährlich mindestens einmal durch die Behördenleitung oder einer bzw. einem von dieser beauftragten Bediensteten zu überprüfen. Die Prüfung hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die Vordrucke unter sicherem Verschluss aufbewahrt werden und ob die nach der Ausgabennachweisung nicht verausgabten Vordrucke als Bestand vorhanden sind.

Vorbehalt für Landesrecht

In den Fällen des § 136 GBO behält es bei den landesrechtlichen Vorschriften über die Einrichtung und Führung von Grundbüchern sein Bewenden.

 

§ 32

Aufhebung von Vorschriften

Die Allgemeinen Verfügungen
über die geschäftliche Behandlung der Grundbuchsachen (Grundbuchgeschäftsanweisung - GBGA -) vom 25.02.1936 in der Fassung vom 14.10.1970 (3851 - I B. 24)
- JMBl. NRW S. 253 -, zuletzt geändert durch AV vom 14.10.1994 (3851 - I B. 24)
- JMBl. NRW S. 255 -,
über die Ausfertigung der Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe vom 05.01.1981 (3851 - I B. 2) - JMBl. NRW S. 41 -, zuletzt geändert durch AV vom 23.12.2005 (3851 - I. 2) - JMBl. NRW 2006 S. 33 -,
über die Änderung des Bestandsverzeichnisses des Grundbuchblattes vom 26.03.1965 (3851 - I B. 15) - JMBl. NRW S. 86 - ,
über die Führung des Loseblatt - Grundbuchs vom 18.11.2004 (3850 - I. 8) - JMBl. NRW S. 277 - und die
Richtlinien für die Erfassung von Anträgen in Grundbuchsachen bei elektronischer Grundbuchführung in der Justiz Nordrhein-Westfalens - AV vom 06.12.2005 (1512 - I. 14) - JMBl. NRW 2006 S. 20 -
werden aufgehoben.

In-Kraft-Treten

Diese AV tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.

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Fußnoten :

   Fn1:  Geändert durch AV d. JM vom 28. Juli 2017 - JMBl. NRW S. 208 -. Die AV tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.